Κατασκευή ιστοσελίδας για γραφείο νομικών συμβούλων

Η ιστοσελίδα ενός γραφείου νομικών συμβούλων χρειάζεται να οριστεί σωστά πριν ξεκινήσει ο σχεδιασμός της. Το κρίσιμο δεν είναι μόνο πώς θα φαίνεται, αλλά ποιο κοινό εξυπηρετεί, ποια αντικείμενα παρουσιάζει, ποιοι επαγγελματίες εμφανίζονται, πώς υποβάλλεται ένα αρχικό αίτημα και ποια πληροφορία δεν πρέπει να ζητείται δημόσια. Αν αυτά μείνουν ασαφή, το έργο κινδυνεύει να παράγει όμορφες σελίδες με λάθος δομή.

Πρώτη απαίτηση: σαφές εύρος νομικών υπηρεσιών

Πριν γραφτεί οποιοδήποτε κείμενο, το γραφείο πρέπει να αποφασίσει ποιες υπηρεσίες θέλει πραγματικά να παρουσιάσει. Η γενική φράση «νομικές συμβουλές» δεν αρκεί για να στηθεί πληροφοριακή αρχιτεκτονική. Χρειάζεται καταγραφή θεματικών, ομάδων πελατών και πιθανών ορίων μεταξύ συμβουλευτικής, δικαστηριακής εκπροσώπησης ή άλλων υπηρεσιών που όντως παρέχονται.

Αν υπάρχει ξεχωριστή εστίαση σε επιχειρήσεις, μπορεί να δημιουργηθεί σύνδεση προς τη σελίδα για γραφείο νομικών συμβούλων επιχειρήσεων. Αντίστοιχα, όταν το κοινό είναι ιδιώτες, η θεματική για γραφείο νομικών συμβούλων ιδιωτών μπορεί να έχει δική της διαδρομή. Οι σελίδες αυτές δεν πρέπει να είναι αντίγραφα με αλλαγμένη μία λέξη· χρειάζονται διαφορετικές ερωτήσεις και πραγματικό εύρος υπηρεσιών.

Δεύτερη απαίτηση: ποιος είναι ο χρήστης και τι επιτρέπεται να κάνει ηλεκτρονικά

Η ιστοσελίδα πρέπει να αποφασίσει αν ο επισκέπτης θα ζητά απλώς επικοινωνία, αν θα μπορεί να επιλέγει αντικείμενο υπόθεσης, αν θα κλείνει ραντεβού ή αν θα υπάρχει πιο σύνθετη ηλεκτρονική διαδικασία. Κάθε λειτουργία αλλάζει το έργο. Μια απλή φόρμα έχει διαφορετικές απαιτήσεις από μια πλατφόρμα όπου ο χρήστης δημιουργεί λογαριασμό, ανεβάζει αρχεία ή παρακολουθεί υπόθεση.

Αν το ζητούμενο είναι πραγματική ψηφιακή πλατφόρμα, η σχετική σελίδα για ηλεκτρονική πλατφόρμα νομικών συμβούλων πρέπει να αντιμετωπίζεται ως διαφορετικό έργο και όχι ως «μία επιπλέον φόρμα». Πριν από την υλοποίηση χρειάζεται να οριστούν χρήστες, δικαιώματα, κύκλος ζωής αιτήματος, αρχεία, ειδοποιήσεις και σημεία ανθρώπινης παρέμβασης.

Λίστα απαιτήσεων πριν αρχίσει ο σχεδιασμός

Μια πρακτική λίστα απαιτήσεων βοηθά να μην ξεκινήσει η παραγωγή με κενά που αργότερα γίνονται ακριβές αλλαγές. Πριν εγκριθεί η δομή, πρέπει να έχουν απαντηθεί τουλάχιστον τα παρακάτω:

• Ποιες νομικές υπηρεσίες θα δημοσιευτούν και ποιες θα μείνουν εκτός ιστοσελίδας;
• Ποια κοινά εξυπηρετεί κάθε υπηρεσία: ιδιώτες, επιχειρήσεις, συλλογικοί φορείς ή άλλες κατηγορίες;
• Ποια μέλη του γραφείου θα έχουν δημόσιο επαγγελματικό προφίλ και ποια στοιχεία επιτρέπεται να εμφανίζονται;
• Ποιο είναι το επιθυμητό πρώτο βήμα: τηλεφώνημα, μήνυμα, αίτημα ραντεβού ή προκαταρκτική φόρμα;
• Ποια έγγραφα ή ευαίσθητες πληροφορίες δεν πρέπει να ζητούνται από δημόσια φόρμα;
• Ποιος εγκρίνει νομικά και επαγγελματικά τα κείμενα πριν δημοσιευτούν;
• Πώς θα ενημερώνονται σελίδες όταν αλλάζει υπηρεσία, συνεργάτης ή εσωτερική διαδικασία;

Τρίτη απαίτηση: αρχιτεκτονική περιεχομένου που δεν δημιουργεί σύγχυση

Ένα νομικό γραφείο μπορεί να έχει δεκάδες αντικείμενα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι όλα πρέπει να μπουν στο ίδιο επίπεδο του μενού. Οι βασικές κατηγορίες χρειάζεται να είναι λίγες και κατανοητές. Κάθε κατηγορία μπορεί στη συνέχεια να οδηγεί σε πιο ειδικές σελίδες, εφόσον υπάρχει αρκετό πραγματικό περιεχόμενο για να δικαιολογείται η διάκριση.

Για παράδειγμα, μια υπηρεσία προς συλλόγους ή άλλους οργανωμένους φορείς μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες ενημέρωσης από έναν ιδιώτη. Αν το γραφείο παρέχει πράγματι τέτοια υποστήριξη, η σύνδεση προς τη θεματική για γραφείο νομικών συμβούλων συλλόγων επιτρέπει να αναπτυχθεί εξειδικευμένο περιεχόμενο χωρίς να βαραίνει η κεντρική σελίδα.

Τέταρτη απαίτηση: βιογραφικά με ουσιαστική πληροφορία

Η σελίδα της ομάδας δεν πρέπει να είναι συλλογή φωτογραφιών χωρίς πλαίσιο. Ο επισκέπτης χρειάζεται να καταλάβει τον επαγγελματικό ρόλο κάθε προσώπου, τα αντικείμενα με τα οποία ασχολείται και πώς συνδέεται με τις υπηρεσίες του γραφείου. Ό,τι αναφέρεται ως τίτλος, ιδιότητα, εκπαίδευση ή εμπειρία πρέπει να μπορεί να επιβεβαιωθεί από το ίδιο το γραφείο πριν δημοσιευτεί.

Χρήσιμο είναι επίσης να αποφασιστεί αν οι σελίδες υπηρεσιών θα συνδέονται με συγκεκριμένα μέλη της ομάδας. Αν ναι, η σχέση πρέπει να συντηρείται οργανωμένα ώστε να μην παραμένουν παλιές αναφορές όταν αλλάζουν αρμοδιότητες. Αυτή είναι λειτουργική απαίτηση περιεχομένου, όχι απλώς αισθητική επιλογή.

Πέμπτη απαίτηση: ασφαλής και μετρημένη πρώτη επαφή

Η φόρμα επικοινωνίας χρειάζεται να συλλέγει μόνο όσα είναι απαραίτητα για αρχική διαλογή. Ένα πεδίο για σύντομη περιγραφή του θέματος, στοιχεία επικοινωνίας και επιλογή γενικής κατηγορίας μπορεί να είναι αρκετό για το πρώτο βήμα. Αν χρειάζονται έγγραφα, το γραφείο πρέπει να ορίσει διαφορετικό ασφαλή τρόπο αποστολής αντί να ενθαρρύνει τον χρήστη να ανεβάζει ευαίσθητο υλικό χωρίς πλαίσιο.

Η λειτουργία κλεισίματος ραντεβού επίσης πρέπει να οριστεί πριν υλοποιηθεί. Χρειάζεται να είναι γνωστό ποια είδη ραντεβού υπάρχουν, ποιος μπορεί να τα δεχθεί, πόσο νωρίς εμφανίζεται διαθεσιμότητα και τι πληροφορία χρειάζεται για την προετοιμασία. Διαφορετικά, ένα ημερολόγιο μπορεί να δημιουργήσει περισσότερη διοικητική δουλειά από όση λύνει.

Έκτη απαίτηση: υπεύθυνος ιδιοκτήτης για κάθε τύπο περιεχομένου

Η ιστοσελίδα δεν τελειώνει την ημέρα που δημοσιεύεται. Πρέπει να οριστεί ποιος ελέγχει τα προφίλ, ποιος ενημερώνει τις υπηρεσίες, ποιος εγκρίνει άρθρα και ποιος ελέγχει ότι οι φόρμες λειτουργούν. Χωρίς ιδιοκτήτη περιεχομένου, οι σελίδες παλιώνουν και δημιουργούνται αντιφάσεις μεταξύ διαφορετικών σημείων της ιστοσελίδας.

Αν το γραφείο συνεργάζεται με άλλες ειδικότητες, η σχέση πρέπει να περιγράφεται με ακρίβεια. Για παράδειγμα, η σελίδα ενός γραφείου συμβούλων επιχειρήσεων είναι διαφορετικό αντικείμενο και δεν πρέπει να συγχέεται με τη νομική συμβουλευτική μόνο και μόνο επειδή εξυπηρετεί κοινό επιχειρήσεων.

Το σωστό εύρος έργου αποτρέπει ακριβές διορθώσεις αργότερα

Η κατασκευή ιστοσελίδας για γραφείο νομικών συμβούλων πρέπει να ξεκινά με συμφωνημένο εύρος: κοινό, υπηρεσίες, λειτουργίες, ρόλοι, περιεχόμενο, ροή επικοινωνίας και υπεύθυνοι ενημέρωσης. Όταν αυτά είναι γραμμένα πριν αρχίσει η υλοποίηση, ο σχεδιασμός μπορεί να υπηρετήσει πραγματικές ανάγκες αντί να μαντεύει τι θα χρειαστεί το γραφείο.

Η καλύτερη πρώτη έκδοση δεν είναι εκείνη που έχει τις περισσότερες λειτουργίες. Είναι εκείνη που καλύπτει πλήρως τις βασικές διαδρομές του χρήστη, αφήνει σαφή όρια και μπορεί να επεκταθεί χωρίς να χρειαστεί να ξαναχτιστεί όλη η λογική. Αυτό είναι το πραγματικό αποτέλεσμα ενός σωστού λίστα απαιτήσεων: λιγότερη ασάφεια πριν γραφτεί η πρώτη γραμμή του έργου.

Έβδομη απαίτηση: κανόνες για άρθρα, ενημερώσεις και αρχειοθέτηση

Αν το γραφείο σκοπεύει να δημοσιεύει νομικό περιεχόμενο, χρειάζεται να αποφασίσει από πριν ποιος προτείνει θέματα, ποιος συντάσσει, ποιος κάνει τελικό νομικό έλεγχο και πότε ένα παλιό άρθρο πρέπει να ενημερωθεί ή να αποσυρθεί. Η βιβλιοθήκη γνώσης δεν πρέπει να εξελίσσεται τυχαία. Χρειάζεται κατηγορίες, ημερομηνίες, σαφή συντάκτη όπου είναι χρήσιμο και διαδικασία συντήρησης.

Επίσης πρέπει να διαχωρίζεται η γενική ενημέρωση από την εξατομικευμένη νομική συμβουλή. Η σελίδα μπορεί να εξηγεί ότι το δημοσιευμένο υλικό έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και ότι μια συγκεκριμένη υπόθεση απαιτεί εξέταση των πραγματικών δεδομένων της. Η διατύπωση πρέπει να εγκριθεί από το ίδιο το γραφείο και να εφαρμόζεται με συνέπεια.

Όγδοη απαίτηση: δοκιμή πραγματικών σεναρίων πριν τη δημοσίευση

Πριν δημοσιευτεί η ιστοσελίδα, η ομάδα μπορεί να δοκιμάσει συγκεκριμένες διαδρομές: ένας ιδιώτης που ψάχνει συγκεκριμένο αντικείμενο, μια επιχείρηση που θέλει αρχική επικοινωνία, ένας υφιστάμενος πελάτης που αναζητά στοιχεία γραφείου και ένας επισκέπτης που προσπαθεί να κλείσει ραντεβού. Αν κάποιος από αυτούς δεν μπορεί να βρει τη σωστή ενέργεια χωρίς να μαντεύει, η αρχιτεκτονική χρειάζεται διόρθωση.

Τέλος, πρέπει να συμφωνηθεί πώς θα μετρηθεί αν η πρώτη έκδοση λειτουργεί. Δεν χρειάζονται πολύπλοκοι δείκτες από την αρχή. Αρκεί να παρακολουθείται αν οι επισκέπτες βρίσκουν τη σωστή υπηρεσία, αν οι φόρμες παράγουν κατανοητά αιτήματα και αν επαναλαμβάνονται ερωτήσεις που θα μπορούσαν να έχουν απαντηθεί στη σελίδα. Τα ευρήματα αυτά τροφοδοτούν την επόμενη βελτίωση.