Κατασκευή ιστοσελίδας για online summit organizer με επίκεντρο το πρόγραμμα και τη συμμετοχή

Η ιστοσελίδα ενός online summit organizer πρέπει να λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος της διοργάνωσης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συνέδριο. Ο επισκέπτης χρειάζεται να καταλάβει γρήγορα ποιο είναι το θέμα, ποιοι συμμετέχουν, πότε γίνονται οι συνεδρίες, πώς εγγράφεται και τι θα λάβει μετά την εγγραφή. Ο διοργανωτής, από την άλλη, χρειάζεται μια δομή που μπορεί να ενημερώνεται καθώς προστίθενται ομιλητές, αλλάζει το πρόγραμμα ή ανοίγουν νέες ενότητες. Η κατασκευή πρέπει επομένως να ξεκινά από τον κύκλο ζωής της διοργάνωσης και όχι από μια στατική αρχική σελίδα.

Η αρχική σελίδα πρέπει να απαντά στο «γιατί να συμμετάσχω»

Το πρώτο μήνυμα χρειάζεται να εξηγεί το θέμα και την αξία του summit χωρίς γενικές υπερβολές. Ποιο πρόβλημα ή ποια θεματική καλύπτει; Σε ποιο κοινό απευθύνεται; Ποιο είδος γνώσης ή συζήτησης θα βρει ο συμμετέχων; Η απάντηση πρέπει να είναι ορατή πριν από τον κατάλογο ομιλητών. Ένα μεγάλο σύνολο γνωστών προσώπων δεν αρκεί αν ο επισκέπτης δεν καταλαβαίνει τη συνοχή του προγράμματος. Η εγγραφή γίνεται πιο λογική όταν το κοινό αναγνωρίζει αμέσως ότι το περιεχόμενο αφορά συγκεκριμένες ανάγκες.

Πρόγραμμα που διαβάζεται εύκολα σε κάθε συσκευή

Το πρόγραμμα είναι μία από τις πιο σημαντικές σελίδες. Χρειάζεται να οργανώνει ημέρες, ώρες, συνεδρίες, ομιλητές και τύπο περιεχομένου με σαφή ιεραρχία. Αν υπάρχουν παράλληλες ενότητες, ο χρήστης πρέπει να ξεχωρίζει γρήγορα τι συμβαίνει την ίδια ώρα. Αν το summit απευθύνεται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, η πληροφορία πρέπει να παρουσιάζεται με τρόπο που δεν δημιουργεί σύγχυση, χωρίς να υποτίθεται ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια χώρα. Σε μικρότερες διοργανώσεις, η λογική μιας ιστοσελίδας online workshop μπορεί να βοηθήσει στη λιτή παρουσίαση προγράμματος και εγγραφής.

Κάθε ομιλητής χρειάζεται δική του χρήσιμη σελίδα

Η σελίδα ομιλητή δεν πρέπει να είναι απλώς φωτογραφία και σύντομο βιογραφικό. Χρειάζεται να συνδέεται με τις συνεδρίες στις οποίες συμμετέχει, να εξηγεί το σχετικό αντικείμενο και να δίνει μόνο τα επαγγελματικά στοιχεία που έχουν εγκριθεί. Έτσι ο επισκέπτης μπορεί να ανακαλύψει το πρόγραμμα και από το πρόσωπο και από τη θεματική. Αν υπάρχουν πολλοί ομιλητές, η κεντρική σελίδα τους πρέπει να έχει συνεπή μορφή και να αποφεύγει διαφορετικά μήκη ή στυλ που κάνουν τον κατάλογο δύσχρηστο.

Η εγγραφή είναι διαδικασία, όχι ένα κουμπί

Πριν ζητηθεί από κάποιον να συμπληρώσει φόρμα, πρέπει να είναι σαφές τι ακριβώς λαμβάνει, αν υπάρχει κόστος, ποια στοιχεία ζητούνται και πώς θα ενημερωθεί για την πρόσβαση. Η φόρμα πρέπει να περιορίζεται στα απαραίτητα πεδία. Μετά την ολοκλήρωση χρειάζεται καθαρό μήνυμα επιβεβαίωσης και συγκεκριμένη επόμενη ενέργεια. Αν υπάρχουν διαφορετικές κατηγορίες συμμετοχής, αυτές πρέπει να συγκρίνονται με απλό τρόπο. Η εμπειρία δεν πρέπει να αφήνει τον χρήστη να αναρωτιέται αν η εγγραφή ολοκληρώθηκε ή πότε θα λάβει πληροφορίες.

Πριν, κατά τη διάρκεια και μετά: τρεις διαφορετικές καταστάσεις

Η ίδια ιστοσελίδα αλλάζει ρόλο με τον χρόνο. Πριν από το summit προωθεί πρόγραμμα, ομιλητές και εγγραφή. Κατά τη διάρκεια πρέπει να δίνει άμεση πρόσβαση στο ζωντανό πρόγραμμα, στις τρέχουσες συνεδρίες και σε βασικές οδηγίες. Μετά μπορεί να μετατραπεί σε αρχείο περιεχομένου, σελίδα επαναλήψεων ή βάση για την επόμενη διοργάνωση. Η τεχνική δομή πρέπει να επιτρέπει αυτές τις μεταβάσεις χωρίς να χρειάζεται να ξαναχτιστεί ολόκληρος ο ιστότοπος κάθε φορά.

Θεματικές διαδρομές για μεγάλο πρόγραμμα

Όταν υπάρχουν πολλές συνεδρίες, ο επισκέπτης μπορεί να χαθεί σε μια απλή χρονολογική λίστα. Οι θεματικές διαδρομές βοηθούν να βρει περιεχόμενο σχετικό με το ενδιαφέρον του. Μια σύνοδος κορυφής μπορεί να οργανώνει συνεδρίες ανά θέμα, επίπεδο εμπειρίας ή τύπο περιεχομένου, εφόσον οι κατηγορίες είναι πραγματικές και σταθερές. Οι σελίδες θεμάτων μπορούν να συγκεντρώνουν ομιλητές και συνεδρίες χωρίς να αντιγράφουν ολόκληρο το πρόγραμμα. Έτσι η πλοήγηση παραμένει χρήσιμη ακόμη και όταν το πρόγραμμα μεγαλώνει.

Χορηγοί και συνεργάτες με σαφή παρουσία

Οι χορηγοί χρειάζονται χώρο που αναγνωρίζει τη συμμετοχή τους χωρίς να επισκιάζει το περιεχόμενο. Μπορεί να υπάρχει ξεχωριστή σελίδα συνεργατών, λογότυπα σε συμφωνημένα σημεία και σύντομη περιγραφή, μόνο με υλικό που έχει εγκριθεί. Αν υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα χορηγίας, η δημόσια σελίδα πρέπει να αντανακλά την πραγματική συμφωνία και όχι να εφευρίσκει προνόμια. Η ιστοσελίδα είναι επίσης χρήσιμο να έχει ξεχωριστή επαφή για εμπορικές συνεργασίες ώστε αυτά τα αιτήματα να μην μπερδεύονται με ερωτήσεις συμμετεχόντων.

Περιεχόμενο που παραμένει χρήσιμο μετά το summit

Συνεντεύξεις, περιλήψεις, επιλεγμένα αποσπάσματα και άρθρα μπορούν να δώσουν μεγαλύτερη διάρκεια στο περιεχόμενο, εφόσον υπάρχουν δικαιώματα δημοσίευσης και πραγματικό υλικό. Αν ο διοργανωτής αναπτύσσει σταθερή εκδοτική δραστηριότητα, η δομή ενός online περιοδικού είναι συναφής ως προς την κατηγοριοποίηση θεμάτων και συγγραφέων. Η αξία βρίσκεται στην οργανωμένη επαναχρησιμοποίηση, όχι στην αυτόματη μετατροπή κάθε συνεδρίας σε δεκάδες σχεδόν ίδιες σελίδες.

Πίνακας απόφασης για τη μορφή του summit

Η επικοινωνία με ομιλητές χρειάζεται ξεχωριστή δομή

Οι ομιλητές δεν πρέπει να χρησιμοποιούν την ίδια φόρμα με το κοινό. Μια ιδιωτική ή ειδική σελίδα οδηγιών μπορεί να συγκεντρώνει απαιτούμενα στοιχεία, μορφές αρχείων, ημερομηνίες παράδοσης, φωτογραφία, βιογραφικό και στοιχεία συνεδρίας, ανάλογα με το πραγματικό σχέδιο της διοργάνωσης. Η δημόσια ιστοσελίδα μπορεί να δίνει έναν σαφή τρόπο επικοινωνίας για προτάσεις ομιλητών χωρίς να υπόσχεται αποδοχή. Έτσι περιορίζεται η σύγχυση και η ομάδα οργανώνει καλύτερα το υλικό πριν από την τελική δημοσίευση.

Έλεγχος κινδύνου πριν ανοίξει η εγγραφή

Πριν γίνει δημόσια η καμπάνια, ελέγχονται το πρόγραμμα, οι σύνδεσμοι εγγραφής, οι σελίδες ομιλητών, τα μηνύματα επιβεβαίωσης και η εμπειρία από κινητό. Επίσης πρέπει να είναι ξεκάθαρο ποια σημεία μπορεί να αλλάξουν και ποιος τα ενημερώνει. Αν μια συνεδρία μετακινηθεί, η αλλαγή πρέπει να εμφανίζεται σε ένα κεντρικό σύστημα ώστε να μην υπάρχουν διαφορετικές ώρες σε διαφορετικές σελίδες. Η συνέπεια πληροφορίας είναι κρίσιμο μέρος της εμπιστοσύνης του συμμετέχοντα.

Η διαφορά ανάμεσα στον organizer και στην παραγωγή

Ο online summit organizer οργανώνει κυρίως τη θεματική, το κοινό, τους ομιλητές, το πρόγραμμα, τις συνεργασίες και τη συνολική εμπειρία συμμετοχής. Η τεχνική παραγωγή μπορεί να είναι εσωτερική ή να ανατεθεί αλλού. Η ιστοσελίδα πρέπει να το αποσαφηνίζει ώστε ο ενδιαφερόμενος να γνωρίζει τι υπηρεσία αγοράζει. Αυτός ο διαχωρισμός βοηθά επίσης το περιεχόμενο να μη γίνεται μια γενική παρουσίαση «virtual event», αλλά να αναδεικνύει τη δουλειά της επιμέλειας και της οργάνωσης.

Το τελικό ζητούμενο

Μια αποτελεσματική ιστοσελίδα για online summit organizer καθοδηγεί τον συμμετέχοντα από την πρώτη γνωριμία ως την εγγραφή και από το πρόγραμμα ως το περιεχόμενο μετά τη διοργάνωση. Ταυτόχρονα δίνει στον διοργανωτή ένα σύστημα που ενημερώνεται χωρίς να σπάει η δομή κάθε φορά που αλλάζει ένας ομιλητής ή μια συνεδρία. Όταν το θέμα, το πρόγραμμα, οι άνθρωποι και η πρόσβαση είναι οργανωμένα σε καθαρές διαδρομές, η ιστοσελίδα γίνεται πραγματικό εργαλείο της διοργάνωσης και όχι απλώς η αφίσα της.