Κατασκευή ιστοσελίδας για ερευνητικό κέντρο: έργα, ομάδες και συνεργασίες

Η κατασκευή ιστοσελίδας για ερευνητικό κέντρο δεν πρέπει να ξεκινά από έναν κατάλογο τμημάτων. Ο επισκέπτης χρειάζεται να καταλάβει ποια προβλήματα μελετά ο οργανισμός, ποια ερευνητικά έργα βρίσκονται πίσω από κάθε θεματική, ποιες ερευνητικές ομάδες έχουν τον σχετικό ρόλο και ποιες ερευνητικές υποδομές υποστηρίζουν τη δουλειά. Η πληροφοριακή αρχιτεκτονική πρέπει να μετατρέπει αυτή τη σύνθετη δραστηριότητα σε σαφείς διαδρομές για ερευνητές, συνεργάτες, φοιτητές, φορείς και κοινό.

Οι θεματικές είναι η πιο φυσική είσοδος στο ερευνητικό έργο

Ένας εξωτερικός επισκέπτης δεν γνωρίζει απαραίτητα την εσωτερική διοικητική δομή. Γνωρίζει όμως το πεδίο που τον ενδιαφέρει. Γι’ αυτό οι βασικές ερευνητικές θεματικές μπορούν να λειτουργούν ως πύλες που συγκεντρώνουν έργα, ομάδες, δημοσιεύσεις και σχετικές υποδομές. Η θεματική σελίδα δεν χρειάζεται να αντιγράφει όλο το υλικό. Χρειάζεται σύντομη εισαγωγή, βασικά ερωτήματα, ενεργή δραστηριότητα και καθαρές συνδέσεις προς τις αναλυτικές σελίδες.

Αυτή η λογική επιτρέπει στον φορέα να αλλάζει εσωτερική οργάνωση χωρίς να καταστρέφει τη δημόσια πλοήγηση. Οι διοικητικές μονάδες μπορούν να παρουσιάζονται εκεί όπου χρειάζεται, αλλά ο επισκέπτης οδηγείται πρώτα από το αντικείμενο που αναζητά.

Κάθε ερευνητικό έργο χρειάζεται κοινό πρότυπο

Οι σελίδες έργων γίνονται πολύ πιο χρήσιμες όταν ακολουθούν συνεπή δομή. Τίτλος, σύντομος σκοπός, κατάσταση έργου, βασική ομάδα, θεματική σύνδεση, παραγόμενο υλικό και κατάλληλο σημείο επικοινωνίας πρέπει να βρίσκονται σε προβλέψιμες θέσεις. Δεν χρειάζεται να δημοσιεύονται στοιχεία που δεν είναι διαθέσιμα ή δεν έχουν εγκριθεί. Το πρότυπο πρέπει να υποστηρίζει την ακρίβεια, όχι να πιέζει την ομάδα να γεμίζει κενά με γενικόλογο κείμενο.

Η κατάσταση του έργου είναι επίσης ουσιώδης. Ένα ενεργό έργο έχει διαφορετική αξία για πιθανό συνεργάτη από ένα ολοκληρωμένο. Η σήμανση αυτής της διαφοράς και η δυνατότητα φιλτραρίσματος προστατεύουν τον επισκέπτη από λανθασμένες υποθέσεις.

Οι ερευνητικές ομάδες δεν είναι απλή λίστα προσώπων

Η σελίδα ομάδας χρειάζεται να εξηγεί τι μελετά η ομάδα, με ποια έργα συνδέεται και ποια αποτελέσματα έχει δημοσιοποιήσει. Τα πρόσωπα παρουσιάζονται μέσα σε αυτό το πλαίσιο, με ρόλους που βοηθούν τον επισκέπτη να καταλάβει ποιος είναι κατάλληλος για συγκεκριμένο θέμα. Μια μεγάλη σελίδα με φωτογραφίες και τίτλους χωρίς σχέσεις με έργα και θεματικές αφήνει τον χρήστη να κάνει μόνος του τη σύνδεση.

Οι υποδομές αποκτούν αξία όταν παρουσιάζονται σε πλαίσιο χρήσης

Οι ερευνητικές υποδομές δεν πρέπει να περιορίζονται σε κατάλογο εξοπλισμού ή εγκαταστάσεων. Ο επισκέπτης χρειάζεται να καταλάβει ποια ερευνητική ανάγκη υποστηρίζει κάθε υποδομή, με ποιες θεματικές συνδέεται και ποιο είναι το αρμόδιο σημείο επαφής. Όπου υπάρχουν κανόνες πρόσβασης ή συνεργασίας που μπορούν να δημοσιευτούν, πρέπει να διαχωρίζονται από τη γενική περιγραφή. Έτσι η σελίδα γίνεται χρήσιμη για πραγματική διερεύνηση συνεργασίας και όχι μόνο για εντυπωσιασμό.

Οι δημοσιεύσεις πρέπει να αποτελούν μέρος του χαρτοφυλακίου

Οι δημοσιεύσεις έχουν μεγαλύτερη αξία όταν συνδέονται με το έργο, την ομάδα ή τη θεματική που τις παρήγαγε. Αν εμφανίζονται μόνο σε μια τεράστια ενιαία λίστα, χάνεται το ερευνητικό πλαίσιο. Ένα συνεπές σύστημα καταχώρισης επιτρέπει στον επισκέπτη να μετακινηθεί από μια θεματική σε σχετική δημοσίευση και από εκεί στο έργο ή στην ομάδα. Η πληροφορία γίνεται έτσι δικτυωμένη και επαληθεύσιμη μέσα στην ίδια την ιστοσελίδα.

Ενεργά και ολοκληρωμένα έργα χρειάζονται διαφορετική μεταχείριση

Τα ολοκληρωμένα έργα δεν πρέπει να εξαφανίζονται, γιατί αποτελούν μέρος της ερευνητικής μνήμης. Πρέπει όμως να ξεχωρίζουν οπτικά και πληροφοριακά από την τρέχουσα δραστηριότητα. Το αρχείο μπορεί να διατηρεί τις σελίδες τους, να συνδέει τα τελικά δημοσιευμένα αποτελέσματα και να δείχνει αν η σχετική έρευνα συνεχίζεται μέσα από νέο έργο. Με αυτόν τον τρόπο η ιστοσελίδα αποφεύγει την ψευδή εικόνα ότι όλα είναι ενεργά ταυτόχρονα.

Η διαδρομή συνεργασίας πρέπει να είναι συγκεκριμένη

Ένας πιθανός συνεργάτης χρειάζεται περισσότερα από μια γενική φόρμα επικοινωνίας. Η ιστοσελίδα μπορεί να τον οδηγήσει ανά θεματική, ομάδα ή υποδομή στο σωστό σημείο επαφής. Αν υπάρχουν διαφορετικές μορφές συνεργασίας, είναι χρήσιμο να εξηγούνται ως κατηγορίες χωρίς να δίνονται υποσχέσεις που δεν έχουν εγκριθεί. Ο επισκέπτης πρέπει να ξέρει ποια βασικά στοιχεία να συμπεριλάβει στο μήνυμά του, ώστε η πρώτη επικοινωνία να είναι ουσιαστική.

Εκδηλώσεις και μεταφορά γνώσης έχουν δικό τους ρόλο

Οι ημερίδες, οι παρουσιάσεις και τα σεμινάρια μπορούν να συνδέονται με τις ερευνητικές θεματικές και τα έργα χωρίς να καταλαμβάνουν τη θέση του βασικού χαρτοφυλακίου. Για διαφορετική πληροφοριακή λογική αξίζει να συγκριθεί μια ιστοσελίδα συνεδριακού κέντρου, όπου κυριαρχούν πρόγραμμα και εγκαταστάσεις, και μια ιστοσελίδα κέντρου σεμιναρίων, όπου προτεραιότητα έχει η εκπαιδευτική συμμετοχή. Το ερευνητικό κέντρο πρέπει να διατηρεί στο επίκεντρο έργα, ομάδες και τεκμηριωμένα αποτελέσματα.

Λίστα ελέγχου πριν σχεδιαστεί η νέα δομή

• Καταγράψτε τις βασικές θεματικές με όρους κατανοητούς και εκτός του οργανισμού.
• Ξεχωρίστε ενεργά και ολοκληρωμένα έργα πριν γίνει η μεταφορά περιεχομένου.
• Συνδέστε κάθε ομάδα με τα έργα και τις θεματικές όπου έχει πραγματική συμμετοχή.
• Ορίστε ποια στοιχεία είναι απαραίτητα σε κάθε σελίδα υποδομής.
• Ενοποιήστε τον τρόπο καταχώρισης δημοσιεύσεων ώστε να μπορούν να φιλτράρονται.
• Προσδιορίστε σαφή σημεία επαφής για συνεργασίες χωρίς γενικές υποσχέσεις.

Η διαχείριση πρέπει να αντέχει την καθημερινή αλλαγή

Ένα ερευνητικό χαρτοφυλάκιο μεταβάλλεται συνεχώς. Έργα ολοκληρώνονται, νέα ξεκινούν, ομάδες αλλάζουν και δημοσιεύσεις προστίθενται. Η διαχείριση πρέπει να επιτρέπει αυτές τις ενημερώσεις από ενιαία σημεία, χωρίς να αντιγράφονται τα ίδια στοιχεία σε πολλές σελίδες. Αν μια αλλαγή μέλους χρειάζεται διορθώσεις σε πέντε διαφορετικά σημεία, η αρχιτεκτονική θα γεμίσει γρήγορα ασυνέπειες.

Πώς δοκιμάζεται αν η ιστοσελίδα εξυπηρετεί την έρευνα

Δώστε σε έναν άνθρωπο που δεν γνωρίζει την εσωτερική δομή τρία πρακτικά σενάρια: να βρει ποια ομάδα ασχολείται με μια θεματική, να εντοπίσει ενεργό έργο και να ανακαλύψει πώς μπορεί να επικοινωνήσει για σχετική υποδομή. Αν ολοκληρώνει τη διαδρομή χωρίς να μαντεύει οργανόγραμμα ή να ανοίγει δεκάδες σελίδες, η ιστοσελίδα λειτουργεί ως πραγματική πύλη ερευνητικής δραστηριότητας.

Οι θεματικές σχέσεις χρειάζονται κεντρική διαχείριση

Το ίδιο έργο μπορεί να ανήκει σε περισσότερες από μία θεματικές και μια ερευνητική ομάδα να συμμετέχει σε πολλά έργα. Αυτές οι σχέσεις δεν πρέπει να ξαναγράφονται χειροκίνητα σε κάθε σελίδα. Με κεντρική καταχώριση, η ενημέρωση ενός έργου μπορεί να εμφανίζεται αυτόματα στις σωστές θεματικές και στα προφίλ της ομάδας. Έτσι μειώνονται οι ασυνέπειες και γίνεται ευκολότερο να φανεί η πραγματική διασύνδεση της έρευνας.

Η δημόσια εικόνα δεν χρειάζεται να αντιγράφει την εσωτερική βάση

Ο φορέας μπορεί να διατηρεί εσωτερικά πολύ περισσότερα πεδία από όσα χρειάζεται ο επισκέπτης. Η δημόσια ιστοσελίδα πρέπει να επιλέγει όσα βοηθούν την κατανόηση, τη συνεργασία και την τεκμηρίωση της δραστηριότητας. Αυτό περιορίζει τη γνωστική επιβάρυνση και αποτρέπει τη δημοσίευση πληροφοριών που έχουν διοικητική χρησιμότητα αλλά δεν προσθέτουν αξία στο κοινό.

Έλεγχος παλιού περιεχομένου πριν από τη μεταφορά

Πριν μεταφερθούν σε νέο σύστημα έργα, ομάδες και δημοσιεύσεις, χρειάζεται να εντοπιστούν διπλές εγγραφές, ασυνεπείς ονομασίες και παλιές σελίδες χωρίς σαφή κατάσταση. Η μεταφορά είναι ευκαιρία καθαρισμού, όχι απλή αντιγραφή. Η ομάδα μπορεί να ορίσει ποιο υλικό παραμένει ενεργό, ποιο περνά σε ιστορικό και ποιο χρειάζεται συμπλήρωση πριν δημοσιευτεί ξανά.