Κατασκευή ιστοσελίδας για εταιρεία business intelligence με κοινή γλώσσα για δεδομένα και διοίκηση

Η ιστοσελίδα μιας εταιρείας business intelligence πρέπει να μιλά ταυτόχρονα σε δύο κόσμους: στη διοίκηση που ζητά καθαρή εικόνα και στην τεχνική ομάδα που πρέπει να ξέρει αν οι πηγές δεδομένων μπορούν να συνδεθούν αξιόπιστα. Το BI (Επιχειρηματική Ευφυΐα, Business Intelligence) δεν είναι απλώς έναν πίνακα ελέγχου. Είναι η οργανωμένη διαδρομή από τις πηγές και τους ορισμούς των δεδομένων έως τις αναφορές και τις ενδείξεις που χρησιμοποιούνται σε επαναλαμβανόμενες αποφάσεις.

Γι’ αυτό η αρχική σελίδα πρέπει να ξεκινά από επιχειρηματικές ανάγκες και ρόλους. Ο οικονομικός διευθυντής, ο υπεύθυνος πωλήσεων, η ομάδα λειτουργίας και η διοίκηση μπορεί να χρειάζονται διαφορετική εικόνα από τα ίδια δεδομένα. Η ιστοσελίδα πρέπει να δείχνει πώς οργανώνονται αυτές οι διαφορετικές οπτικές χωρίς να δημιουργούνται αντικρουόμενοι ορισμοί.

Σελίδες ανά ρόλο, όχι μόνο ανά τεχνολογία

Μια αποτελεσματική αρχιτεκτονική μπορεί να έχει ενότητες για διοικητική πληροφόρηση, οικονομική παρακολούθηση, πωλήσεις, λειτουργία, αποθέματα ή εξυπηρέτηση, ανάλογα με το πραγματικό αντικείμενο της εταιρείας. Σε κάθε ενότητα εξηγούνται τα ερωτήματα που παρακολουθούνται, οι τύποι δεικτών και η μορφή του παραδοτέου. Έτσι ο επισκέπτης αναγνωρίζει τον ρόλο του πριν χρειαστεί να μάθει ποιο εργαλείο χρησιμοποιείται.

Για οργανισμούς που βρίσκονται σε στάδιο συνολικού σχεδιασμού, μπορεί να είναι χρήσιμη μια θεματική σύνδεση με επιχειρηματική συμβουλευτική ή με την κατασκευή ιστοσελίδας για εταιρεία επιχειρηματικά σχέδια, ώστε να ξεχωρίζει ο στρατηγικός σχεδιασμός από την υποδομή πληροφόρησης.

Οι KPI χρειάζονται ορισμό, ιδιοκτήτη και πλαίσιο

Ένα KPI (Βασικός Δείκτης Απόδοσης, Key Performance Indicator) δεν πρέπει να εμφανίζεται στην ιστοσελίδα ως αυτονόητος αριθμός. Η εταιρεία μπορεί να εξηγεί ότι πριν δημιουργηθεί πίνακας ελέγχου χρειάζεται να συμφωνηθεί τι μετρά ο δείκτης, από ποια πεδία προκύπτει, ποια χρονική περίοδο καλύπτει και ποιος είναι υπεύθυνος για τον ορισμό του. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν διαφορετικά τμήματα χρησιμοποιούν παρόμοιους όρους με διαφορετικό νόημα.

Ένα μικρό παράδειγμα μπορεί να δείχνει πώς ο ίδιος όρος αλλάζει ανάλογα με την επιχειρηματική ερώτηση, χωρίς να χρησιμοποιεί πραγματικά στοιχεία πελάτη. Η ιστοσελίδα έτσι αποδεικνύει ότι η διακυβέρνηση των ορισμών προηγείται της αισθητικής του πίνακα ελέγχου.

Η ενοποίηση δεδομένων χρειάζεται ορατή αρχιτεκτονική

Οι πηγές μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά συστήματα, αρχεία ή υπηρεσίες. Η σελίδα πρέπει να εξηγεί πώς προσεγγίζεται η σύνδεση, ο καθαρισμός, η αντιστοίχιση πεδίων και η περιοδική ενημέρωση. Δεν χρειάζεται να αναφέρει κάθε τεχνολογία που έχει χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν. Χρειάζεται να κάνει σαφές ότι ένα αξιόπισο πίνακας ελέγχου εξαρτάται από την ποιότητα και τη συνέπεια της ροής πριν από την οπτικοποίηση.

Αν το έργο απαιτεί στενή συνεργασία με υποδομές, βάσεις και εταιρικά συστήματα, μια σύνδεση με εταιρεία πληροφορικής μπορεί να βοηθά στην κατανόηση της ευρύτερης τεχνικής εικόνας.

Ο πίνακας ελέγχου πρέπει να δείχνει ιεραρχία πληροφορίας

Η ιστοσελίδα μπορεί να παρουσιάζει ένα συνθετικό πίνακας ελέγχου και να εξηγεί τα επίπεδά του: βασική σύνοψη, ειδοποίηση για απόκλιση, δυνατότητα ανάλυσης ανά διάσταση και πρόσβαση στη λεπτομερή αναφορά. Ο στόχος δεν είναι να δείξει όσο το δυνατόν περισσότερα γραφήματα στην ίδια οθόνη. Είναι να αποδείξει ότι η πληροφορία οργανώνεται σύμφωνα με την απόφαση που πρέπει να ληφθεί.

Χρήσιμο είναι επίσης να φαίνεται η διαφορά μεταξύ πίνακας ελέγχου για καθημερινή παρακολούθηση και αναφοράς για βαθύτερη ανάλυση. Αυτά μπορεί να χρησιμοποιούν τα ίδια δεδομένα αλλά εξυπηρετούν διαφορετικό ρυθμό και διαφορετικό επίπεδο λεπτομέρειας.

Δικαιώματα και ρόλοι χρηστών είναι μέρος της εμπειρίας

Σε πολλές οργανώσεις δεν πρέπει όλοι να βλέπουν τα ίδια στοιχεία. Η ιστοσελίδα μπορεί να εξηγεί ότι κατά τον σχεδιασμό εξετάζονται οι ρόλοι χρηστών, το επίπεδο πρόσβασης, οι ανάγκες κοινοποίησης και ο τρόπος εξαγωγής αναφορών. Η δημόσια σελίδα δεν χρειάζεται να αποκαλύπτει ευαίσθητη αρχιτεκτονική, αλλά πρέπει να δείχνει ότι η πρόσβαση είναι σχεδιαστικό ζήτημα και όχι μεταγενέστερη προσθήκη.

Οι μελέτες περίπτωσης πρέπει να περιγράφουν πριν και μετά ως διαδικασία

Μια χρήσιμη μελέτη περίπτωσης μπορεί να εξηγεί ποια ήταν η προηγούμενη κατάσταση, ποιοι ορισμοί έπρεπε να ενοποιηθούν, ποιες πηγές συνδέθηκαν, ποια πίνακες ελέγχου δημιουργήθηκαν και ποια διαδικασία ενημέρωσης συμφωνήθηκε. Αν υπάρχουν εγκεκριμένες μετρήσεις αποτελέσματος, μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Αν όχι, η αξία της περίπτωσης βρίσκεται στη διαδρομή και στο παραδοτέο, όχι σε επινοημένα ποσοστά.

Ένα αίτημα BI έργου πρέπει να ξεκινά από αποφάσεις και όχι από «θέλω έναν πίνακα ελέγχου»

• Ποιοι ρόλοι θα χρησιμοποιούν την πληροφόρηση;
• Ποιες αποφάσεις ή συναντήσεις πρέπει να υποστηρίζονται;
• Ποιοι βασικοί δείκτες χρησιμοποιούνται ήδη;
• Σε ποιες πηγές βρίσκονται τα δεδομένα;
• Πόσο συχνά χρειάζεται ενημέρωση;
• Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης ή κανόνες κοινοποίησης;

Η φόρμα δεν χρειάζεται να ρωτά ποιο προϊόν BI προτιμά ο πελάτης πριν κατανοηθεί το πρόβλημα. Η τεχνολογική επιλογή πρέπει να ακολουθεί τη λειτουργική ανάγκη, τα δεδομένα, την υπάρχουσα υποδομή και τον τρόπο χρήσης.

Ένα λεξικό δεικτών μπορεί να γίνει ισχυρό κομμάτι του περιεχομένου

Σε ένα έργο BI, οι διαφωνίες συχνά δεν ξεκινούν από το εργαλείο αλλά από το τι σημαίνει κάθε αριθμός. Η ιστοσελίδα μπορεί να δείχνει ένα υποδειγματικό λεξικό δεικτών: όνομα, επιχειρηματικός ορισμός, πηγή, συχνότητα ενημέρωσης, υπεύθυνος και τυχόν εξαιρέσεις. Δεν χρειάζεται να δημοσιεύονται πραγματικά εταιρικά δεδομένα. Ένα συνθετικό παράδειγμα αρκεί για να αποδείξει ότι η συνέπεια των ορισμών αντιμετωπίζεται ως βασικό μέρος του έργου.

Το ίδιο λεξικό μπορεί να συνδέεται με τις σελίδες ρόλων. Έτσι ο οικονομικός διευθυντής βλέπει τους δείκτες που χρησιμοποιεί στη δική του οπτική, ενώ ο τεχνικός υπεύθυνος μπορεί να καταλάβει από πού προέρχονται και πώς ενημερώνονται.

Η μετάβαση από υπάρχον σύστημα αναφορών θέλει δική της διαδρομή

Πολλές επιχειρήσεις δεν ξεκινούν από το μηδέν. Έχουν ήδη αρχεία, υπολογιστικά φύλλα ή αναφορές που χρησιμοποιούνται με χειροκίνητα βήματα. Η ιστοσελίδα πρέπει να δείχνει ότι ένα νέο έργο μπορεί να ξεκινήσει με απογραφή του υφιστάμενου σύστημα αναφορών: ποια αναφορά χρησιμοποιείται, ποιος τη συντηρεί, ποια πεδία αντιγράφονται και ποια σημεία δημιουργούν καθυστέρηση ή αβεβαιότητα. Η μετάβαση μπορεί τότε να οργανωθεί σε προτεραιότητες αντί να επιχειρηθεί μια απότομη αντικατάσταση όλων.

Η εκπαίδευση χρηστών πρέπει να εμφανίζεται ως μέρος της υιοθέτησης

Ακόμη και ένα σωστά σχεδιασμένο πίνακας ελέγχου αποτυγχάνει αν οι χρήστες δεν γνωρίζουν πώς να διαβάζουν φίλτρα, χρονικές περιόδους και ορισμούς. Η ιστοσελίδα μπορεί να περιγράφει συνεδρίες εισαγωγής, σύντομους οδηγούς ή τεκμηρίωση ανά ρόλο, μόνο εφόσον αυτά αποτελούν πράγματι μέρος της υπηρεσίας. Ακόμη και όταν δεν προσφέρονται ως ξεχωριστό πακέτο, η σελίδα αξίζει να εξηγεί ότι η μετάβαση σε νέο BI περιβάλλον χρειάζεται σαφή ιδιοκτησία και συμφωνημένους κανόνες χρήσης.

Χρήσιμο είναι επίσης να δηλώνεται ποιος εγκρίνει τις αλλαγές σε δείκτες και ποιος υποστηρίζει τους χρήστες όταν έναν πίνακα ελέγχου αλλάζει έκδοση.

Η ιστοσελίδα πρέπει να αποδεικνύει ότι το BI είναι σύστημα αποφάσεων

Η κατασκευή ιστοσελίδας για εταιρεία business intelligence πετυχαίνει όταν ο επισκέπτης βλέπει καθαρά τη σχέση μεταξύ πηγών, ορισμών, KPI, πίνακες ελέγχου, ρόλων και κύκλου ενημέρωσης. Έτσι η εταιρεία δεν παρουσιάζεται σαν πάροχος γραφημάτων αλλά σαν συνεργάτης που οργανώνει μια κοινή επιχειρηματική εικόνα. Η διαφορά αυτή κάνει την πρώτη συζήτηση πολύ πιο συγκεκριμένη και επιτρέπει στον πελάτη να αξιολογήσει τη λύση με ουσιαστικά κριτήρια.