Το πρώτο πρόβλημα δεν είναι η εμφάνιση αλλά η ροή των ακινήτων

Ένα μεσιτικό γραφείο παράγει και αλλάζει συνεχώς πληροφορία: νέα ακίνητα, αλλαγές τιμών, διαθεσιμότητα, φωτογραφίες, περιοχές και στοιχεία ενδιαφέροντος. Γι’ αυτό η κατασκευή της ιστοσελίδας πρέπει να ξεκινά από τη ροή καταχώρισης και ενημέρωσης. Αν το γραφείο δεν μπορεί να κρατήσει τα ακίνητα επίκαιρα, ακόμη και η καλύτερη αισθητική θα γεμίσει γρήγορα με παλιές αγγελίες.

Πριν σχεδιαστεί η αρχική σελίδα, χρειάζεται να οριστεί ποιος καταχωρίζει ακίνητα, ποια πεδία είναι υποχρεωτικά, πότε ένα ακίνητο αποσύρεται και πώς χειρίζονται οι αλλαγές. Αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν φίλτρα αναζήτησης, σελίδες ακινήτων και αιτήματα πελατών.

Αγγελία ακινήτου ως πλήρης μονάδα πληροφορίας

Κάθε αγγελία ακινήτου χρειάζεται συνεπή δομή ώστε ο επισκέπτης να συγκρίνει χωρίς να ψάχνει διαφορετικά σημεία κάθε φορά. Τύπος ακινήτου, γενική περιοχή, βασικά χαρακτηριστικά, περιγραφή, φωτογραφίες, κατάσταση διάθεσης και τρόπος εκδήλωσης ενδιαφέροντος είναι στοιχεία που πρέπει να έχουν σταθερή θέση. Όσα δεν είναι γνωστά δεν χρειάζεται να συμπληρώνονται με υποθέσεις.

Οι φωτογραφίες αξίζει να έχουν λογική σειρά και να αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο ακίνητο. Αν χρησιμοποιείται χάρτης, το επίπεδο ακρίβειας της θέσης πρέπει να ακολουθεί την πολιτική του γραφείου και τις πραγματικές ανάγκες της συναλλαγής. Δεν είναι απαραίτητο κάθε δημόσια αγγελία να αποκαλύπτει ακριβές σημείο όταν αυτό δεν είναι μέρος της πρακτικής του γραφείου.

Φίλτρα αναζήτησης που αντανακλούν πραγματικό απόθεμα

Τα φίλτρα αναζήτησης πρέπει να προκύπτουν από τα δεδομένα που υπάρχουν στα ακίνητα. Δεν βοηθά να προστίθενται δεκάδες επιλογές όταν τα περισσότερα πεδία μένουν κενά. Οι βασικές διαστάσεις συνήθως σχετίζονται με κατηγορία, περιοχή, εύρος τιμής, μέγεθος και σκοπό, αλλά η τελική επιλογή πρέπει να ακολουθεί το χαρτοφυλάκιο του συγκεκριμένου γραφείου.

Ένα φίλτρο έχει αξία όταν επιστρέφει χρήσιμα αποτελέσματα και μπορεί να συντηρείται. Αν μια κατηγορία δεν χρησιμοποιείται, δημιουργεί μόνο θόρυβο. Η αναζήτηση πρέπει επίσης να χειρίζεται καθαρά την περίπτωση μηδενικών αποτελεσμάτων, προτείνοντας αλλαγή κριτηρίων ή επικοινωνία αντί να αφήνει κενή σελίδα.

Αιτήματα αγοραστών και μισθωτών με αναφορά στο συγκεκριμένο ακίνητο

Η φόρμα ενδιαφέροντος πρέπει να μεταφέρει στο γραφείο ποιο ακίνητο έβλεπε ο χρήστης, ώστε να μη χρειάζεται να ξαναγράψει κωδικούς ή τίτλους. Τα υποχρεωτικά στοιχεία μπορούν να παραμένουν λίγα: τρόπος επικοινωνίας και σύντομη ανάγκη. Για πιο σύνθετη αναζήτηση, μια ξεχωριστή φόρμα μπορεί να συλλέγει κριτήρια όπως περιοχή, τύπος ακινήτου και γενικό εύρος προϋπολογισμού.

Η σελίδα δεν χρειάζεται να ζητά υπερβολικά προσωπικές πληροφορίες στην πρώτη επαφή. Η καλύτερη ροή δίνει αρκετό πλαίσιο στον μεσίτη για να απαντήσει ουσιαστικά και μεταφέρει την επόμενη συζήτηση στο κατάλληλο κανάλι.

Ανάθεση ακινήτου: διαφορετική διαδρομή από την αναζήτηση

Ο ιδιοκτήτης που θέλει να αναθέσει ακίνητο έχει διαφορετικές ερωτήσεις από έναν αγοραστή. Χρειάζεται δική του διαδρομή που εξηγεί ποια βασικά στοιχεία ζητά το γραφείο για πρώτη αξιολόγηση, πώς γίνεται η αρχική επικοινωνία και τι ακολουθεί. Η φόρμα ανάθεσης δεν πρέπει να αναμειγνύεται με τη φόρμα ενδιαφέροντος για αγγελία.

Η διαφοροποίηση αυτή βοηθά και εσωτερικά: τα αιτήματα φτάνουν με σωστό πλαίσιο και μπορούν να ανατεθούν στο κατάλληλο μέλος της ομάδας. Η ιστοσελίδα γίνεται έτσι εργαλείο οργάνωσης πρώτης επαφής και όχι απλώς κατάλογος ακινήτων.

Πώς συνδέονται οι σχετικές θεματικές σελίδες

Σε ένα ευρύτερο σύστημα περιεχομένου, η σελίδα μπορεί να παραπέμπει σε συγγενείς κατευθύνσεις. Ένας χρήστης που θέλει διαφορετική ορολογία για το ίδιο επαγγελματικό αντικείμενο μπορεί να δει το θέμα κατασκευή ιστοσελίδας για μεσιτικό γραφείο, ενώ ένα γραφείο με πιο έντονη δραστηριότητα ακινήτων μπορεί να εξετάσει και τη σχετική σελίδα για κτηματομεσιτικό γραφείο.

Οι εσωτερικοί σύνδεσμοι πρέπει να βοηθούν στην κατανόηση διαφορών και όχι να δημιουργούν πολλαπλές σχεδόν ίδιες διαδρομές. Κάθε σελίδα χρειάζεται δικό της πρακτικό σκοπό.

Κίνδυνοι ποιότητας δεδομένων πριν γίνουν εμπορικό πρόβλημα

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι η ανακολουθία. Ακίνητο που φαίνεται διαθέσιμο ενώ έχει αποσυρθεί, διαφορετική τιμή σε δύο σημεία ή φωτογραφίες που δεν αντιστοιχούν στην τρέχουσα κατάσταση μειώνουν άμεσα την αξιοπιστία. Χρειάζεται λοιπόν κανόνας για ενημέρωση και απόσυρση, καθώς και ορισμός του ποιος έχει ευθύνη για κάθε καταχώριση.

Δεύτερος κίνδυνος είναι η διπλή καταχώριση του ίδιου ακινήτου με διαφορετικά στοιχεία. Αν υπάρχει εξωτερικό σύστημα διαχείρισης, πρέπει να οριστεί ποια πηγή θεωρείται κύρια. Αν η διαχείριση γίνεται απευθείας στην ιστοσελίδα, χρειάζονται δικαιώματα και διαδικασία ώστε οι αλλαγές να γίνονται ελεγχόμενα.

Πίνακας λειτουργικών επιλογών πριν ζητηθεί προσφορά

Η τεχνική πρόταση γίνεται πιο ακριβής όταν το γραφείο έχει απαντήσει σε μερικές βασικές λειτουργικές επιλογές.

Τελικός έλεγχος με δεδομένα και όχι μόνο με μακέτες

Πριν εγκριθεί η ιστοσελίδα πρέπει να δοκιμαστεί με πραγματικές καταχωρίσεις. Εισάγονται διαφορετικοί τύποι ακινήτων, αλλάζουν τιμές, αποσύρεται μια αγγελία και ελέγχεται πώς εμφανίζονται τα φίλτρα. Στέλνονται αιτήματα από συγκεκριμένη αγγελία και από τη φόρμα ανάθεσης για να επιβεβαιωθεί ότι το γραφείο λαμβάνει το σωστό πλαίσιο.

Η κατασκευή ιστοσελίδας για μεσητικό γραφείο κρίνεται τελικά από την αξιοπιστία της καθημερινής λειτουργίας. Αν τα δεδομένα ενημερώνονται εύκολα, οι επισκέπτες βρίσκουν ακίνητα χωρίς περιττά φίλτρα και τα αιτήματα φτάνουν οργανωμένα, τότε η ιστοσελίδα λειτουργεί ως πραγματικό εργαλείο του γραφείου.

Ιστορικό αλλαγών και ευθύνη στις καταχωρίσεις

Όταν πολλά άτομα διαχειρίζονται ακίνητα, χρειάζεται να είναι σαφές ποιος έκανε την τελευταία αλλαγή και πότε. Δεν είναι απαραίτητο αυτό να εμφανίζεται δημόσια, αλλά η εσωτερική ομάδα ωφελείται από ένα στοιχειώδες ιστορικό ώστε να μπορεί να εντοπίσει γιατί μια τιμή, κατάσταση ή περιγραφή διαφέρει από ό,τι είχε συμφωνηθεί. Η λειτουργία αυτή γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμη όταν ένα ακίνητο περνά από περισσότερους συνεργάτες.

Η φόρμα ανάθεσης ακινήτου πρέπει επίσης να καταλήγει σε συγκεκριμένη ροή. Ο υπεύθυνος χρειάζεται να γνωρίζει ότι πρόκειται για ιδιοκτήτη και όχι για ενδιαφέρον σε υπάρχουσα αγγελία, ώστε να απαντήσει με το σωστό πλαίσιο. Αν υπάρχουν διαφορετικές γεωγραφικές ή εμπορικές ομάδες, η δρομολόγηση μπορεί να γίνεται βάσει των λίγων στοιχείων που δηλώθηκαν στην πρώτη επαφή.

Τέλος, αξίζει να δοκιμάζεται η απόσυρση στην πράξη. Όταν ένα ακίνητο πάψει να είναι διαθέσιμο, πρέπει να αποφασίζεται αν η σελίδα αφαιρείται, αν κρατά περιορισμένη πληροφορία ή αν προτείνει σχετικά διαθέσιμα ακίνητα. Η επιλογή πρέπει να είναι συνεπής ώστε ο επισκέπτης να μην συναντά αδιέξοδα και η ομάδα να μη συντηρεί διαφορετικούς κανόνες για κάθε καταχώριση. Μια περιοδική αναφορά με ακίνητα που δεν ενημερώθηκαν πρόσφατα μπορεί να λειτουργεί ως πρακτικό φίλτρο ελέγχου, ώστε η ομάδα να εξετάζει πρώτα όσα έχουν μεγαλύτερη πιθανότητα να έχουν αλλάξει κατάσταση.