1. Προδιαγραφή σκοπού και κοινού

Κάθε τεχνική προδιαγραφή πρέπει να ξεκινά από δύο πράγματα που δεν είναι τεχνικά: ποιο κοινό εξυπηρετείται και ποιο αποτέλεσμα επιδιώκεται. Καταγράψτε τις βασικές ομάδες χρηστών και τις σημαντικότερες ενέργειές τους. Για παράδειγμα, άλλες απαιτήσεις έχει μια ιστοσελίδα που ενημερώνει για επαγγελματικές υπηρεσίες και άλλες μια εφαρμογή που διαχειρίζεται ηλεκτρονικές συναλλαγές. Η περιγραφή του σκοπού εμποδίζει την τεχνική λίστα να γεμίσει λειτουργίες χωρίς πραγματικό χρήστη.

Ορίστε επίσης ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση του περιεχομένου και ποιος για την τεχνική αποδοχή. Οι δύο ρόλοι μπορούν να ανήκουν στο ίδιο άτομο σε μικρή επιχείρηση, αλλά πρέπει να είναι γνωστό ποιος παίρνει την τελική απόφαση.

2. Προδιαγραφή αρχιτεκτονικής πληροφορίας

Καταγράψτε τον βασικό χάρτη της ιστοσελίδας, τους τύπους σελίδων και τις σχέσεις μεταξύ τους. Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε κάθε τελικό τίτλο, αλλά πρέπει να είναι σαφές αν υπάρχουν υπηρεσίες, προϊόντα, έργα, άρθρα, κατηγορίες, συχνές ερωτήσεις, σημεία εξυπηρέτησης ή πολλαπλές γλώσσες. Η αρχιτεκτονική αυτή καθορίζει την πλοήγηση και επηρεάζει τον τρόπο που θα οργανωθεί το σύστημα διαχείρισης.

Αποφύγετε την απαίτηση «να έχει όλες τις σελίδες της παλιάς». Η νέα δομή πρέπει να βασίζεται στη σημερινή πληροφορία. Για κάθε παλιό περιεχόμενο αποφασίστε αν μεταφέρεται, συγχωνεύεται, ξαναγράφεται ή αποσύρεται.

3. Προδιαγραφή διαχείρισης περιεχομένου

Ορίστε ποιοι τύποι πληροφορίας θα ενημερώνονται μετά τη δημοσίευση και από ποιους ρόλους. Για κάθε τύπο καταγράψτε τα βασικά πεδία, όπως τίτλος, περιγραφή, εικόνα, ημερομηνία, κατηγορία ή συσχετισμός με άλλη εγγραφή. Έτσι η απαίτηση «δυναμική ιστοσελίδα» αποκτά συγκεκριμένο νόημα και μπορεί να ελεγχθεί στην παράδοση.

Ζητήστε επίσης ιστορικό ή διαδικασία ανάκτησης όταν αυτό είναι σημαντικό για τη λειτουργία. Δεν απαιτείται η ίδια πολυπλοκότητα παντού. Η διαχείριση πρέπει να είναι όσο ισχυρή χρειάζεται, αλλά αρκετά απλή ώστε οι πραγματικοί συντάκτες να μπορούν να τη χρησιμοποιήσουν.

4. Πίνακας λειτουργικών απαιτήσεων

5. Προδιαγραφή κινητών συσκευών και προσβασιμότητας

Η απαίτηση «να είναι responsive» χρειάζεται να μεταφραστεί σε πραγματικές διαδρομές. Ο χρήστης πρέπει να μπορεί να διαβάσει, να πλοηγηθεί, να συμπληρώσει φόρμα και να ολοκληρώσει κρίσιμες ενέργειες σε μικρή οθόνη χωρίς οριζόντια μετακίνηση ή στοιχεία που επικαλύπτονται. Ορίστε επίσης βασικές απαιτήσεις προσβασιμότητας που αντιστοιχούν στο έργο και στο ισχύον πλαίσιο που σας αφορά, χωρίς να δηλώνετε συμμόρφωση αν δεν έχει γίνει ο αντίστοιχος έλεγχος.

Στην αποδοχή χρησιμοποιήστε πραγματικές συσκευές ή αξιόπιστες προσομοιώσεις και ελέγξτε όχι μόνο την αρχική σελίδα αλλά φόρμες, μενού, πίνακες και σημαντικές εσωτερικές σελίδες.

6. Προδιαγραφή απόδοσης, ασφάλειας και συντήρησης

Καταγράψτε πώς θα γίνεται η προσωρινή αποθήκευση, η βελτιστοποίηση εικόνων, τα αντίγραφα ασφαλείας, οι ενημερώσεις λογισμικού και η παρακολούθηση βασικών σφαλμάτων. Αν χρησιμοποιούνται πρόσθετα ή εξωτερικές υπηρεσίες, ζητήστε κατάλογο και υπεύθυνο ανανέωσης. Για την ασφάλεια περιγράψτε ελάχιστα τις προσβάσεις, την προστασία λογαριασμών, την ενημέρωση και τη διαδικασία αποκατάστασης αντί να αρκεστείτε σε μια γενική φράση «ασφαλές site».

Η απόδοση πρέπει να ελέγχεται σε αντιπροσωπευτικές σελίδες με πραγματικό περιεχόμενο. Μια κενή δοκιμαστική σελίδα δεν αποδεικνύει πώς θα συμπεριφέρεται η παραγωγική ιστοσελίδα με εικόνες, γραμματοσειρές και πραγματικά στοιχεία.

7. Προδιαγραφή περιεχομένου και μετάπτωσης

Ορίστε ποιος γράφει, διορθώνει, εγκρίνει και εισάγει κάθε τύπο περιεχομένου. Για μετάπτωση από παλιά ιστοσελίδα, δημιουργήστε πίνακα αντιστοίχισης παλιών και νέων διευθύνσεων, επιλέξτε τι μεταφέρεται και καταγράψτε ποια στοιχεία χρειάζονται καθαρισμό. Η μεταφορά δεν πρέπει να θεωρείται αυτόματο τεχνικό βήμα αν το παλιό υλικό έχει ασυνέπειες ή έχει χάσει την αξία του.

Για την SEO (Βελτιστοποίηση για Μηχανές Αναζήτησης, Search Engine Optimization) ορίστε δυνατότητα διαχείρισης βασικών τίτλων και περιγραφών, λογική δομή επικεφαλίδων, περιγραφικές διευθύνσεις και εσωτερικές συνδέσεις. Δεν απαιτείται να γεμίσει η προδιαγραφή με λέξεις-κλειδιά, αλλά να διασφαλίζει ότι το περιεχόμενο μπορεί να οργανωθεί σωστά.

8. Προδιαγραφή παραδοτέων και ελέγχου αποδοχής

Η τελική λίστα πρέπει να αναφέρει τι ακριβώς παραδίδεται: παραγωγική εγκατάσταση, πρόσβαση διαχείρισης, στοιχεία λογαριασμών, πηγαία ή άλλα αρχεία όπου προβλέπεται, τεχνικές οδηγίες, εκπαίδευση και κατάλογο εξωτερικών εξαρτήσεων. Δίπλα σε κάθε σημαντική λειτουργία προσθέστε τρόπο δοκιμής. Έτσι η τελική αποδοχή γίνεται πάνω σε ελέγξιμη βάση.

Ορίστε περίοδο διορθώσεων για αστοχίες που εμφανίζονται αμέσως μετά την παράδοση και ξεχωρίστε τη διόρθωση συμφωνημένης λειτουργίας από μια νέα απαίτηση. Αυτό μειώνει τις διαφωνίες και επιτρέπει να κλείσει το έργο με καθαρό τρόπο.

9. Πώς συνδέονται οι προδιαγραφές με το ΕΣΠΑ χωρίς υπερβολές

Το ΕΣΠΑ (Εταιρικό Σύμφωνο Περιφερειακής Ανάπτυξης, Partnership Agreement 2021–2027) περιλαμβάνει δράσεις και προσκλήσεις με συγκεκριμένα κριτήρια. Η τεχνική προδιαγραφή πρέπει να περιγράφει αυτό που χρειάζεται η επιχείρηση και στη συνέχεια να ελέγχεται ως προς την επιλεξιμότητα στην τρέχουσα πρόσκληση. Μην αντιγράφετε προδιαγραφές από παλιό πρόγραμμα θεωρώντας ότι οι όροι παραμένουν ίδιοι.

Αν μια πρόσκληση απαιτεί συγκεκριμένα στοιχεία τεκμηρίωσης, προσθέστε τα στο έργο ως διοικητικές απαιτήσεις χωρίς να αλλοιώνετε τις λειτουργικές ανάγκες. Για γενικό πλαίσιο μπορείτε να δείτε μια επαγγελματική ιστοσελίδα, τη διαδικασία κατασκευής ιστοσελίδας και την έννοια της δυναμικής ιστοσελίδας.

10. Τελική λίστα πριν κλειδώσει το εύρος έργου

• Σκοπός και κοινά χρηστών έχουν εγκριθεί.
• Χάρτης σελίδων και τύποι περιεχομένου έχουν οριστεί.
• Οι βασικές λειτουργίες έχουν σενάρια και κριτήρια αποδοχής.
• Έχουν οριστεί ρόλοι διαχείρισης και δικαιώματα.
• Υπάρχουν απαιτήσεις για κινητές συσκευές, προσβασιμότητα και τεχνική συντήρηση.
• Η μετάπτωση παλιού περιεχομένου έχει δικό της σχέδιο.
• Τα παραδοτέα, οι λογαριασμοί και οι εξωτερικές υπηρεσίες έχουν καταγραφεί.
• Οι όροι της τρέχουσας πρόσκλησης έχουν ελεγχθεί ξεχωριστά από την τεχνική προδιαγραφή.

Μόνο αφού κλείσουν αυτά τα σημεία έχει νόημα να θεωρηθεί το εύρος σταθερό. Διαφορετικά κάθε προσφορά θα κάνει δικές της υποθέσεις και η σύγκριση θα γίνει πάνω σε διαφορετικά έργα.

11. Προδιαγραφή αλλαγών μετά το κλείδωμα του εύρους

Ακόμη και καλή προδιαγραφή θα δεχθεί κάποια νέα απαίτηση. Ορίστε από πριν πώς αξιολογείται: ποιος τη ζητά, ποιος ελέγχει επίδραση σε χρόνο και κόστος, αν αντικαθιστά υπάρχον παραδοτέο ή προστίθεται και πότε θεωρείται εγκεκριμένη. Χωρίς αυτή τη διαδικασία, μικρές προφορικές αλλαγές μπορούν να συσσωρευτούν και να μεταβάλουν σημαντικά το έργο χωρίς κοινή εικόνα.

Χρησιμοποιήστε μοναδική αρίθμηση για κάθε αλλαγή και συνδέστε την με την έκδοση της προδιαγραφής που επηρεάζει. Στην τελική παραλαβή θα είναι σαφές ποια έκδοση είναι η ισχύουσα και ποια κριτήρια αποδοχής αντιστοιχούν σε αυτήν. Η πρακτική αυτή προστατεύει και την επιχείρηση και τον προμηθευτή.