Τι είναι ένας Webmaster και εξακολουθούν να υπάρχουν σήμερα;
Ο Webmaster είναι ο επαγγελματίας ή ο υπεύθυνος που φροντίζει ώστε ένας ιστότοπος να παραμένει διαθέσιμος, σωστά οργανωμένος, ασφαλής και ενημερωμένος. Η ειδικότητα δεν εξαφανίστηκε επειδή εμφανίστηκαν οι προγραμματιστές, οι σχεδιαστές και οι ειδικοί προβολής. Άλλαξε μορφή: σε μικρές ομάδες ένα άτομο μπορεί να συντονίζει σχεδόν όλες τις τεχνικές και λειτουργικές ανάγκες, ενώ σε μεγαλύτερα έργα τα επιμέρους καθήκοντα μοιράζονται σε ειδικούς. Το χρήσιμο ερώτημα σήμερα δεν είναι αν επιβιώνει ο τίτλος, αλλά ποιος αναλαμβάνει συνολικά την υγεία και τη συνέχεια λειτουργίας της ιστοσελίδας.
Από τον διαχειριστή ιστοσελίδας στον σύγχρονο ρόλο
Ο αγγλικός τίτλος Webmaster αποδίδει ιστορικά τον υπεύθυνο διαχείρισης ενός ιστότοπου. Στις πρώτες περιόδους του διαδικτύου το ίδιο πρόσωπο μπορούσε να ανεβάζει αρχεία, να διορθώνει συνδέσμους και να επεξεργάζεται σελίδες. Σήμερα μια διαδικτυακή παρουσία μπορεί να περιλαμβάνει υποδομές, εφαρμογές, φόρμες, πληρωμές και πολλούς συντάκτες. Η ανάγκη για συντονισμό των αλλαγών, πάντως, παραμένει.
Το πόσα από αυτά κάνει προσωπικά ο υπεύθυνος εξαρτάται από το έργο. Άλλος έχει τεχνικό υπόβαθρο και επεμβαίνει στον κώδικα. Άλλος λειτουργεί κυρίως ως συντονιστής παρόχων, ελέγχοντας ότι οι εργασίες πραγματοποιούνται με ασφάλεια. Οι δύο εκδοχές είναι διαφορετικές και πρέπει να περιγράφονται πριν ανατεθεί οποιαδήποτε ευθύνη.
Ποιες ευθύνες αναλαμβάνει καθημερινά
Στην καθημερινή λειτουργία περιλαμβάνονται η επιτήρηση διαθεσιμότητας, ο έλεγχος βασικών λειτουργιών, οι προγραμματισμένες ενημερώσεις και η αντιμετώπιση προβλημάτων περιεχομένου. Μια φόρμα επικοινωνίας που σταμάτησε να αποστέλλει μηνύματα μπορεί να επηρεάζει άμεσα την επιχείρηση, ακόμη κι αν η αρχική σελίδα συνεχίζει να φορτώνει. Για τον λόγο αυτό δεν αρκεί ο έλεγχος της εικόνας του ιστότοπου.
Σημαντικό μέρος της δουλειάς είναι και η καταγραφή των αλλαγών. Πότε τροποποιήθηκε μια ρύθμιση, ποιος ενέκρινε την αλλαγή και πώς επανέρχεται η προηγούμενη λειτουργία αν κάτι αποτύχει; Χωρίς ένα ελάχιστο ιστορικό, ακόμη και μικρές διορθώσεις μπορεί να δημιουργήσουν απρόβλεπτα προβλήματα σε άλλα σημεία.
Τι διαφορά έχει από έναν προγραμματιστή
Ο προγραμματιστής ιστοσελίδων αναπτύσσει ή τροποποιεί τον κώδικα που υλοποιεί συγκεκριμένες λειτουργίες. Ο Webmaster έχει συχνά ευρύτερη οπτική της συνολικής λειτουργίας, των ενημερώσεων και των καθημερινών αναγκών. Ένας προγραμματιστής μπορεί να παραδώσει μια νέα φόρμα, ενώ ο διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίσει ότι παραμένει λειτουργική, ότι οι ειδοποιήσεις φτάνουν σωστά και ότι υπάρχει υπεύθυνος για τυχόν αστοχίες.
Οι ρόλοι μπορεί να συνυπάρχουν στο ίδιο άτομο, αλλά δεν ταυτίζονται. Πριν προσλάβετε συνεργάτη αποφασίστε αν χρειάζεστε ανάπτυξη νέων χαρακτηριστικών, συνεχή φροντίδα υπάρχουσας πλατφόρμας ή και τα δύο. Για αναλυτικότερη διάκριση δείτε το σχετικό θέμα τι είναι ένας προγραμματιστής ιστού. Η σαφής ανάθεση αποτρέπει κενά στις ευθύνες.
Ασφάλεια, αντίγραφα και δικαιώματα πρόσβασης
Η συντήρηση έχει ιδιαίτερη αξία όταν κάτι πηγαίνει στραβά. Απαιτούνται δοκιμασμένα αντίγραφα ασφαλείας, ελεγχόμενες προσβάσεις και διαδικασία αντιμετώπισης περιστατικών. Ένα αντίγραφο που δεν έχει δοκιμαστεί ως προς την επαναφορά του δεν αρκεί ως σχέδιο ανάκαμψης. Παράλληλα, πρέπει να γνωρίζετε ποιος διατηρεί πρόσβαση στον εξυπηρετητή, στη βάση δεδομένων και στις υπηρεσίες αποστολής μηνυμάτων.
Χρήσιμη πρακτική είναι να δίνεται στον κάθε συνεργάτη μόνο η πρόσβαση που χρειάζεται, και να αναθεωρούνται τα δικαιώματα όταν τελειώνει μια συνεργασία. Οι ενημερώσεις λογισμικού πρέπει να γίνονται με σχέδιο, έλεγχο συμβατότητας και δυνατότητα επαναφοράς. Η ασφάλεια δεν εξαντλείται σε μία αρχική εγκατάσταση· είναι συνεχής διαδικασία.
Πώς σχετίζεται ο Webmaster με την αναζήτηση
Η βελτιστοποίηση για μηχανές αναζήτησης, ή SEO (Search Engine Optimization), έχει τεχνικές πλευρές που συχνά συναντούν τη δουλειά του διαχειριστή. Λανθασμένες ανακατευθύνσεις, μη προσβάσιμες σελίδες, προβλήματα περιεχομένου και αργή απόκριση επηρεάζουν την εμπειρία του επισκέπτη και μπορούν να εμποδίσουν την κανονική ανάκτηση σελίδων από τις μηχανές αναζήτησης.
Ο Webmaster δεν χρειάζεται να είναι αποκλειστικά ειδικός κατάταξης για να παρακολουθεί βασικούς ελέγχους. Πρέπει όμως να συνεργάζεται με τον υπεύθυνο περιεχομένου και προβολής ώστε μια τεχνική αλλαγή να μη διαγράψει σημαντικές σελίδες ή να μη δημιουργήσει αδιέξοδα πλοήγησης. Η διάκριση τεχνικής συντήρησης και στρατηγικής αναζήτησης αναπτύσσεται περισσότερο στο θέμα SEO και προβολή.
Συντήρηση περιεχομένου και ποιότητα πληροφορίας
Ένας ιστότοπος μπορεί να λειτουργεί άψογα τεχνικά και παρ' όλα αυτά να παρέχει παρωχημένες πληροφορίες. Ο υπεύθυνος διαχείρισης χρειάζεται διαδικασία για αλλαγές ωραρίων, υπηρεσιών, στοιχείων επικοινωνίας και κρίσιμων οδηγιών. Δεν σημαίνει ότι πρέπει να γράφει ο ίδιος κάθε άρθρο. Σημαίνει ότι πρέπει να είναι σαφές ποιος εγκρίνει το περιεχόμενο, ποιος το δημοσιεύει και ποιος το ελέγχει μετά.
Ένας πρακτικός κατάλογος περιλαμβάνει σελίδες με συχνές αλλαγές, υπεύθυνο επικαιροποίησης και τρόπο αναφοράς σφάλματος. Προσοχή χρειάζονται οι πολλές εκδόσεις της ίδιας πληροφορίας: αν ένας όρος εμφανίζεται σε διαφορετικά σημεία, μια μερική ενημέρωση μπορεί να αφήσει αντιφάσεις. Η καλή οργάνωση μειώνει αυτόν τον κίνδυνο.
Πότε χρειάζεται εξωτερικός υπεύθυνος διαχείρισης
Μια μικρή επαγγελματική ιστοσελίδα μπορεί να χρειάζεται περιοδικούς ελέγχους και σαφή διαδικασία υποστήριξης. Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα ή μια εφαρμογή κρατήσεων έχει περισσότερες εξαρτήσεις και μεγαλύτερη ανάγκη για παρακολούθηση. Η συχνότητα φροντίδας πρέπει να προκύπτει από την επιχειρησιακή κρισιμότητα, όχι από ένα γενικό πακέτο που περιέχει αόριστες υποσχέσεις.
Ρωτήστε τι ακριβώς ελέγχεται, πώς καταγράφονται τα περιστατικά, τι γίνεται εκτός συμφωνημένου ωραρίου και πώς τεκμηριώνονται οι διορθώσεις. Ζητήστε να διευκρινιστεί αν η ανάπτυξη νέων λειτουργιών χρεώνεται χωριστά. Καλό συμφωνητικό είναι εκείνο που σας επιτρέπει να ξέρετε πότε μια ενέργεια περιλαμβάνεται στη συντήρηση και πότε απαιτεί νέα ανάθεση.
Μεταφορά ιστότοπου και αλλαγή συνεργάτη
Μια συχνά παραμελημένη ευθύνη είναι η ομαλή μετάβαση όταν αλλάζει ο υπεύθυνος διαχείρισης. Η επιχείρηση χρειάζεται ενημερωμένο κατάλογο υπηρεσιών, στοιχεία ιδιοκτησίας του ονόματος χώρου, αντίγραφα αρχείων και βάσης δεδομένων, καθώς και γνώση των κρίσιμων εξαρτήσεων. Αν αυτά είναι διάσπαρτα σε προσωπικούς λογαριασμούς συνεργατών, μια απλή αλλαγή παρόχου μπορεί να εξελιχθεί σε δύσκολη διαδικασία.
Πριν από τη μεταφορά ελέγξτε ότι υπάρχει ασφαλές αντίγραφο, ότι έχουν καταγραφεί οι ρυθμίσεις και ότι προβλέπεται δοκιμή μετά τη μετάβαση. Ακολουθεί έλεγχος λειτουργίας φόρμας, συνδέσμων, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και βασικών σελίδων. Ο σωστός Webmaster δεν πρέπει να είναι ο μοναδικός άνθρωπος που γνωρίζει πώς λειτουργεί ο ιστότοπος.
Πρακτικός έλεγχος υγείας ιστοσελίδας
- Επαληθεύστε ότι οι βασικές σελίδες, φόρμες και μηχανισμοί επικοινωνίας λειτουργούν.
- Δοκιμάστε περιοδικά την επαναφορά αντιγράφου και καταγράψτε το αποτέλεσμα.
- Ελέγξτε χρήστες διαχείρισης, δικαιώματα, πιστοποιητικά και διαθέσιμες ενημερώσεις.
- Παρακολουθήστε σφάλματα, αλλαγές διευθύνσεων σελίδων και δυσλειτουργίες σε κινητά.
- Ορίστε ποιος εγκρίνει νέο περιεχόμενο και ποιος χειρίζεται επείγον τεχνικό περιστατικό.
Ο κατάλογος δεν αντικαθιστά εξειδικευμένο τεχνικό έλεγχο, αλλά βοηθά μια επιχείρηση να καταλάβει αν έχει ανατεθεί η ουσιαστική ευθύνη. Η ύπαρξη του τίτλου Webmaster χωρίς σαφή διαδικασία υποστήριξης έχει περιορισμένη αξία.
Η συνεργασία γίνεται αποδοτικότερη όταν οι τακτικοί έλεγχοι κατηγοριοποιούνται σε προληπτικούς και διορθωτικούς. Προληπτικός είναι ο έλεγχος ενημερώσεων ή η δοκιμή επαναφοράς· διορθωτικός είναι η αποκατάσταση μιας φόρμας που παρουσίασε βλάβη. Με αυτή τη διάκριση μια επιχείρηση καταλαβαίνει καλύτερα τι περιλαμβάνει το συμφωνημένο πρόγραμμα φροντίδας και δεν συγχέει την καθημερινή συντήρηση με την κατασκευή νέων λειτουργιών.
Εξακολουθεί λοιπόν να υπάρχει αυτή η ειδικότητα;
Ναι, ως λειτουργία διαχείρισης και συντονισμού υπάρχει σαφώς ανάγκη, έστω κι αν η θέση εμφανίζεται πλέον με άλλους τίτλους. Το ζητούμενο είναι να υπάρχουν υπευθυνότητα, τεκμηρίωση και δυνατότητα γρήγορης αντιμετώπισης πραγματικών προβλημάτων. Σε μια ομάδα η δουλειά μπορεί να μοιράζεται, αλλά δεν πρέπει να μένει αόριστο ποιος έχει τη συνολική εποπτεία.
Πριν από την ανάθεση περιγράψτε το είδος του ιστότοπου, τις κρίσιμες λειτουργίες και την ανοχή σε διακοπές. Έτσι θα γίνει σαφές αν χρειάζεται διαχειριστής, προγραμματιστής, συνεργάτης περιεχομένου ή συνδυασμός ειδικοτήτων. Ο τίτλος μπορεί να αλλάζει· η ανάγκη να λειτουργεί σωστά μια επαγγελματική ιστοσελίδα παραμένει.