Microcopy: οι μικρές φράσεις που κάνουν μια ψηφιακή λειτουργία κατανοητή

Το microcopy είναι το σύντομο κείμενο μέσα σε μια ψηφιακή διεπαφή που βοηθά τον άνθρωπο να καταλάβει τι μπορεί να κάνει, τι απαιτείται και τι συνέβη μετά από μια ενέργεια. Περιλαμβάνει ονόματα κουμπιών, οδηγίες πεδίων, μηνύματα σφαλμάτων, επιβεβαιώσεις και διευκρινίσεις. Οι φράσεις είναι μικρές, αλλά δεν είναι διακοσμητικές. Αποτελούν μέρος της λειτουργίας: όταν είναι ασαφείς, ο χρήστης διστάζει, κάνει λάθη ή δεν γνωρίζει πώς να συνεχίσει.

Πρώτα η πράξη που θέλουμε να εξηγήσουμε

Πριν γράψουμε μια λέξη σε κουμπί, πρέπει να γνωρίζουμε τι πραγματικά θα γίνει όταν ενεργοποιηθεί. Το «Συνέχεια» είναι αποδεκτό μόνο όταν ο επόμενος σταθμός είναι ήδη προφανής. Το «Αποθήκευση αλλαγών» δηλώνει σαφέστερα αποτέλεσμα, ενώ το «Αποστολή αιτήματος» προετοιμάζει τον χρήστη για μια επικοινωνία. Δεν χρησιμοποιούμε «Ολοκλήρωση» αν η διαδικασία απαιτεί ακόμη επιβεβαίωση ή έλεγχο από τρίτο.

Το καλύτερο σύντομο κείμενο δεν είναι πάντα το πιο μικρό. Μερικές επιπλέον λέξεις μπορούν να αποτρέψουν σοβαρή παρερμηνεία. Ο στόχος είναι να αφαιρέσουμε την περιττή διατύπωση χωρίς να χάσουμε κρίσιμη πληροφορία για το κόστος, τη δέσμευση, το επόμενο βήμα ή τη δυνατότητα επιστροφής.

Κουμπιά και σύνδεσμοι που προαναγγέλλουν σωστά το αποτέλεσμα

Αν το κουμπί ανοίγει φόρμα, λέμε «Άνοιγμα φόρμας», όχι «Αγορά τώρα». Αν ξεκινά λήψη αρχείου, μια διατύπωση όπως «Λήψη οδηγού» βοηθά περισσότερο από το «Μάθε περισσότερα». Όταν δύο επιλογές βρίσκονται δίπλα, πρέπει να διαφέρουν καθαρά: «Αποθήκευση πρόχειρου» και «Υποβολή για έλεγχο» είναι κατανοητές αποφάσεις, ενώ «Ναι» και «Όχι» μπορεί να χάσουν το νόημά τους εκτός συμφραζομένων.

Η διατύπωση πρέπει να παραμένει σταθερή σε ολόκληρη τη διαδρομή. Αν μια ενέργεια ονομάζεται «Κράτηση», δεν τη μετονομάζουμε σε «Αίτημα» στην επόμενη οθόνη εκτός αν αλλάζει πραγματικά το καθεστώς της. Η συνέπεια περιορίζει την ανάγκη του χρήστη να ερμηνεύει ξανά κάθε βήμα.

Πεδία φόρμας: βοηθάμε πριν δημιουργηθεί σφάλμα

Η ετικέτα ενός πεδίου πρέπει να παραμένει ευδιάκριτη ακόμη και αφού πληκτρολογηθεί τιμή. Το προσωρινό κείμενο μέσα στο πεδίο μπορεί να δίνει παράδειγμα μορφής, αλλά δεν πρέπει να αντικαθιστά την ετικέτα. Για ημερομηνία γράφουμε ξεκάθαρα τη μορφή που αναμένεται. Για αριθμό τηλεφώνου δηλώνουμε μόνο αληθινούς περιορισμούς. Για προαιρετικό πεδίο σημειώνουμε ότι δεν είναι απαραίτητο, αντί να αφήνουμε τον χρήστη να μαντεύει.

Αν ζητούμε προσωπικά δεδομένα, εξηγούμε με απλά λόγια γιατί απαιτούνται για το συγκεκριμένο βήμα, χωρίς αόριστες υποσχέσεις ασφαλείας. Η σχετική πληροφορία χρειάζεται να βρίσκεται κοντά στο πεδίο ή σε ευδιάκριτο σημείο πριν την υποβολή. Δεν κρύβουμε ουσιαστικούς όρους σε δυσανάγνωστες υποσημειώσεις.

Το καλό μήνυμα σφάλματος απαντά σε τρία ερωτήματα

Ο χρήστης χρειάζεται να μάθει τι δεν ολοκληρώθηκε, ποιο είναι το πρόβλημα και τι μπορεί να κάνει τώρα. Αντί για «Μη έγκυρα δεδομένα», προτιμούμε «Η διεύθυνση email δεν έχει αναγνωρίσιμη μορφή. Ελέγξτε τη διεύθυνση και δοκιμάστε ξανά». Αν πρόκειται για τεχνική αστοχία, δεν ρίχνουμε αδικαιολόγητα την ευθύνη στον επισκέπτη. Μια φράση όπως «Δεν αποθηκεύσαμε ακόμη τις αλλαγές. Δοκιμάστε ξανά» είναι περισσότερο ειλικρινής.

Πρέπει επίσης να είναι σαφές αν τα δεδομένα διατηρήθηκαν ή χάθηκαν. Αν η εφαρμογή όντως κρατά τις προηγούμενες τιμές, μπορούμε να το αναφέρουμε. Αν δεν γνωρίζουμε, δεν διαβεβαιώνουμε τον άνθρωπο ότι «τίποτα δεν χάθηκε». Το μήνυμα σφάλματος χρειάζεται να ακολουθεί την πραγματική κατάσταση του λογισμικού.

Οι επιβεβαιώσεις πρέπει να αποδεικνύουν τι ολοκληρώθηκε

Μετά από επιτυχή αποθήκευση, το «Οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν» είναι χρήσιμο όταν η ενέργεια πράγματι ολοκληρώθηκε. Για αίτημα που πρόκειται να εξεταστεί, προτιμούμε «Το αίτημα καταχωρίστηκε» αντί για «Το πρόβλημά σας λύθηκε». Αν προβλέπεται επόμενο βήμα, το περιγράφουμε χωρίς να υποσχόμαστε χρόνο απόκρισης που δεν έχει επαληθευθεί. Σημαντικές αλλαγές κατάστασης πρέπει να γίνονται αντιληπτές και από όσους χρησιμοποιούν βοηθητικές τεχνολογίες.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται ενέργειες όπως διαγραφή, ακύρωση ή αποστολή σε τρίτο. Το κείμενο πρέπει να αναφέρει το αντικείμενο της ενέργειας και, όπου ισχύει, αν μπορεί να αναιρεθεί. Δεν παρουσιάζουμε μη αναστρέψιμη επιλογή σαν ασήμαντο κλικ.

Μικρό εργαστήριο: πριν και μετά

• Ασαφές: «ΟΚ». Σαφέστερο: «Επιβεβαίωση διεύθυνσης», όταν αυτή είναι η πραγματική πράξη.
• Ασαφές: «Κάτι πήγε στραβά». Σαφέστερο: «Δεν φορτώθηκαν τα αποτελέσματα. Πατήστε Επανάληψη».
• Ασαφές: «Υποχρεωτικό». Σαφέστερο: «Συμπληρώστε το επώνυμο για να συνεχίσετε».
• Ασαφές: «Έγινε!». Σαφέστερο: «Η παραγγελία καταχωρίστηκε», μόνο αφού επιβεβαιωθεί η καταχώριση.

Αυτά είναι ενδεικτικά ζεύγη διατύπωσης, όχι καθολικές συνταγές. Μια φράση μπορεί να είναι ιδανική σε μία διεπαφή και λανθασμένη σε άλλη επειδή αλλάζει η πραγματική συνέπεια της ενέργειας. Ελέγχουμε πάντα το κείμενο μαζί με την οθόνη και τη λειτουργία που περιγράφει.

Τόνος φωνής χωρίς υπερβολική οικειότητα

Το ύφος μιας υπηρεσίας πρέπει να είναι συνεπές με τη σχέση που έχει με το κοινό της. Σε μια εκπαιδευτική εφαρμογή μπορεί να χωρά ενθάρρυνση. Σε συναλλαγές ή διαχείριση ευαίσθητων στοιχείων προέχουν η ακρίβεια και η ηρεμία. Το χιούμορ δεν είναι κατάλληλο όταν ο χρήστης προσπαθεί να ανακτήσει σημαντικά δεδομένα ή βρίσκεται μπροστά σε οικονομική δέσμευση.

Αποφεύγουμε τεχνικούς όρους που απαιτούν εσωτερική γνώση και δεν φορτώνουμε τα μηνύματα με ευγένειες χωρίς πληροφορία. Γράφουμε με την ορολογία που καταλαβαίνει ο άνθρωπος, χωρίς να χάνουμε την πραγματική σημασία. Η καθαρή γλώσσα δείχνει περισσότερο σεβασμό από έναν εντυπωσιακό αλλά ασαφή τόνο.

Πώς ελέγχουμε την ποιότητα των μικρών κειμένων

Δοκιμάζουμε αν ένας άνθρωπος μπορεί να προβλέψει τι θα συμβεί πατώντας ένα κουμπί, να εντοπίσει το σφάλμα που πρέπει να διορθώσει και να καταλάβει ποια κατάσταση αποθηκεύτηκε. Ελέγχουμε όλες τις παραλλαγές: κενά αποτελέσματα, αποτυχία σύνδεσης, καθυστέρηση, μη έγκυρη τιμή, επιτυχία και δυνατότητα ακύρωσης. Δεν αρκεί να εξετάζουμε μόνο την ομαλή διαδρομή.

Σε πολύγλωσσες διεπαφές ελέγχουμε το διαθέσιμο πλάτος και την ορθότητα του νοήματος, όχι μόνο τη μετάφραση λέξη προς λέξη. Μια πιο μακριά ελληνική ετικέτα πρέπει να χωρά ή να αναδιπλώνεται χωρίς να κόβεται. Ανάλογα με τη λειτουργία, δοκιμάζουμε επίσης αναγνώσιμα μηνύματα για αναγνώστες οθόνης και κατάλληλη εστίαση μετά από σφάλμα.

Μικρός κανόνας επιμέλειας πριν από κάθε δημοσίευση

Διαβάζουμε κάθε μήνυμα έξω από το περιβάλλον όπου γράφτηκε και ρωτάμε: μπορεί να σταθεί χωρίς εσωτερικές συντομογραφίες; Περιγράφει την πραγματική κατάσταση; Προτείνει διαθέσιμη ενέργεια; Αν ο χρήστης δει τη φράση σε ειδοποίηση ή σε μικρή οθόνη, παραμένει κατανοητή; Οι απαντήσεις αυτές βοηθούν να εντοπίσουμε ασαφείς διατυπώσεις πριν δημιουργήσουν απορίες μέσα στη χρήση.

Για εφαρμογές με πολλές οθόνες διατηρούμε κοινό λεξιλόγιο για καταστάσεις, ενέργειες και σφάλματα. Η ίδια πράξη πρέπει να ονομάζεται με συνέπεια, ενώ διαφορετικές πράξεις δεν πρέπει να χρησιμοποιούν την ίδια ετικέτα μόνο επειδή μοιάζουν τεχνικά. Ο κατάλογος αυτός βοηθά ιδιαίτερα όταν προστίθενται νέες λειτουργίες ή συνεργάζονται διαφορετικοί συντάκτες.

Συχνές ερωτήσεις για πρακτική εφαρμογή

Πρέπει όλα τα κουμπιά να έχουν μόνο μία λέξη;

Όχι. Προέχει να περιγράφεται η ενέργεια. Δύο ή τρεις σαφείς λέξεις μπορούν να είναι προτιμότερες από ένα αμφίσημο μονολεκτικό μήνυμα.

Τι γράφουμε όταν δεν υπάρχουν αποτελέσματα;

Εξηγούμε την κατάσταση και προτείνουμε πραγματική διαθέσιμη ενέργεια, όπως αλλαγή φίλτρων. Δεν την παρουσιάζουμε ως σφάλμα αν η αναζήτηση ολοκληρώθηκε κανονικά.

Επιτρέπεται χιούμορ σε μήνυμα αποτυχίας;

Μόνο όταν δεν μειώνει τη σαφήνεια και δεν υποτιμά μια δύσκολη κατάσταση. Σε κρίσιμες συναλλαγές προτιμούμε ουδέτερη, βοηθητική διατύπωση.

Πώς αποφασίζουμε αν μια οδηγία χρειάζεται;

Ελέγχουμε αν χωρίς αυτήν υπάρχει εύλογη πιθανότητα λάθους ή αβεβαιότητας. Αν ο έλεγχος είναι ήδη προφανής, η οδηγία μπορεί να περισσεύει.

Ποιος πρέπει να εγκρίνει τα μηνύματα;

Ο άνθρωπος που γνωρίζει τη λειτουργία τους μαζί με τον υπεύθυνο περιεχομένου. Οι κρίσιμες νομικές ή συναλλακτικές διατυπώσεις χρειάζονται και τον αντίστοιχο αρμόδιο έλεγχο.