CMS meaning: τι σημαίνουν τα αρχικά και τι περιγράφουν στην πράξη
Ο όρος CMS προέρχεται από τα αγγλικά Content Management System και στα ελληνικά σημαίνει «σύστημα διαχείρισης περιεχομένου». Πρόκειται για λογισμικό που επιτρέπει σε εξουσιοδοτημένους ανθρώπους να προσθέτουν, να οργανώνουν και να ενημερώνουν πληροφορίες σε έναν ιστότοπο χωρίς να επεξεργάζονται κάθε φορά τον προγραμματιστικό κώδικα. Η ερμηνεία αυτή αφορά το διαδίκτυο και την ψηφιακή δημοσίευση· τα ίδια αρχικά μπορεί να έχουν άλλες σημασίες σε διαφορετικούς κλάδους.
Τι ακριβώς σημαίνει καθεμία από τις τρεις λέξεις
Το «Content» είναι το περιεχόμενο: κείμενα, φωτογραφίες, αρχεία, περιγραφές προϊόντων, πληροφορίες υπηρεσιών και άλλες μονάδες πληροφορίας. Το «Management» αφορά τη διαχείριση αυτών των μονάδων: δημιουργία, ταξινόμηση, αναθεώρηση, δικαιώματα και χρονισμό της δημοσίευσης. Το «System» δηλώνει το σύνολο των λειτουργιών και της τεχνικής υποδομής που συνεργάζονται ώστε όλα αυτά να γίνονται συστηματικά.
Επομένως, η λέξη δεν περιγράφει απλώς έναν επεξεργαστή κειμένου. Περιγράφει έναν οργανωμένο τρόπο λειτουργίας. Σε ένα απλό έγγραφο γράφετε κάτι και το αποθηκεύετε. Σε ένα σύστημα διαχείρισης καθορίζετε επιπλέον ποιος το βλέπει, πού εμφανίζεται, πότε ενημερώθηκε και πώς συνδέεται με άλλες σελίδες.
Ένα παράδειγμα από μια μικρή επιχείρηση
Ένα εστιατόριο χρειάζεται να αλλάξει το μενού του και να ανακοινώσει νέο ωράριο. Χωρίς περιβάλλον διαχείρισης ίσως χρειάζεται να ζητήσει από προγραμματιστή να αλλάξει τα αρχεία της ιστοσελίδας. Με κατάλληλη εγκατάσταση ο υπεύθυνος συνδέεται, ανοίγει τις αντίστοιχες εγγραφές, διορθώνει τιμές και ώρες, ελέγχει την προεπισκόπηση και δημοσιεύει την ενημέρωση.
Η ευκολία προκύπτει επειδή η πληροφορία και η παρουσίασή της έχουν οργανωθεί σε χωριστά επίπεδα. Το προσωπικό δεν χρειάζεται να γνωρίζει τη γλώσσα με την οποία κατασκευάστηκε ο ιστότοπος. Χρειάζεται όμως εκπαίδευση για να μην αντικαθιστά κατά λάθος το ωράριο άλλης τοποθεσίας ή να μη δημοσιεύει περιεχόμενο πριν ελεγχθεί.
Ποιες ενέργειες κάνει συνήθως ο διαχειριστής
Μπορεί να προσθέσει νέο άρθρο, να διορθώσει έναν τίτλο, να ορίσει κατηγορία, να επισυνάψει εικόνα, να συνδέσει δύο σελίδες ή να αποκρύψει προσωρινά μία δημοσίευση. Ανάλογα με τη διαμόρφωση, μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί ρόλοι για συντάκτες και διαχειριστές, ιστορικό εκδόσεων και προγραμματισμένη δημοσίευση.
Δεν είναι υποχρεωτικό όλες οι εγκαταστάσεις να έχουν ακριβώς τα ίδια εργαλεία. Μερικές πλατφόρμες παρέχουν συγκεκριμένη δυνατότητα στον πυρήνα τους, άλλες μέσω πρόσθετου και άλλες μέσα από υπηρεσία τρίτου. Όταν εξετάζετε τι σημαίνει η παρουσία ενός συστήματος στον δικό σας ιστότοπο, ρωτήστε πάντοτε ποιες λειτουργίες είναι ήδη διαθέσιμες.
Είναι το CMS ίδιο πράγμα με την ιστοσελίδα;
Όχι. Η ιστοσελίδα είναι το αποτέλεσμα που βλέπει ο επισκέπτης, ενώ η πλατφόρμα διαχείρισης είναι ένα από τα μέσα που μπορούν να δημιουργήσουν και να ενημερώσουν αυτό το αποτέλεσμα. Ένας ιστότοπος μπορεί επίσης να έχει δημιουργηθεί από στατικά αρχεία χωρίς ξεχωριστό περιβάλλον διαχείρισης. Αντίστροφα, ένα σύστημα μπορεί να εξυπηρετεί πολλές διαφορετικές οθόνες ή εφαρμογές.
Η διάκριση βοηθά σε μια προσφορά κατασκευής. Το ότι αναφέρεται μια γνωστή πλατφόρμα δεν απαντά από μόνο του αν περιλαμβάνονται εξατομικευμένη σχεδίαση, εκπαίδευση, μεταφορά περιεχομένου, υποστήριξη και αντίγραφα ασφαλείας. Αυτά πρέπει να καταγράφονται χωριστά, ώστε να είναι σαφές τι αγοράζει ο πελάτης.
CMS, CRM και εργαλεία σχεδίασης: μη συγχέετε τα αρχικά
Το CRM (Διαχείριση Σχέσεων Πελατών, Customer Relationship Management) εστιάζει σε στοιχεία επικοινωνίας, συναλλαγές και ιστορικό συνεργασίας. Το CMS οργανώνει πρωτίστως το περιεχόμενο που δημοσιεύεται. Μπορούν να ανταλλάσσουν πληροφορίες, αλλά δεν υποκαθιστούν αυτομάτως το ένα το άλλο. Ένα πρόγραμμα σχεδίασης, από την άλλη, μπορεί να δημιουργεί γραφικά χωρίς να διαχειρίζεται δικαιώματα συντακτών ή εκδόσεις σελίδων.
Ακόμη και μέσα στον χώρο του περιεχομένου υπάρχουν παραλλαγές. Ένα σύστημα ψηφιακών πόρων μπορεί να επικεντρώνεται σε εικόνες και βίντεο, ενώ μια πλατφόρμα εκδόσεων οργανώνει άρθρα και σελίδες. Για αρχική εξοικείωση, η γενική παρουσίαση συστημάτων διαχείρισης βοηθά να τοποθετηθούν οι όροι στο ίδιο πλαίσιο.
Πώς λειτουργεί η αλλαγή από το παρασκήνιο στην οθόνη
Αρχικά ο συντάκτης επεξεργάζεται το περιεχόμενο μέσα σε έναν προστατευμένο χώρο. Η πληροφορία αποθηκεύεται σε κατάλληλη μορφή και, όταν εγκριθεί, η δημόσια σελίδα τη χρησιμοποιεί για να εμφανίσει την ενημερωμένη έκδοση. Η εμφάνιση εξαρτάται από τον τρόπο που έχει σχεδιαστεί το θέμα του ιστοτόπου ή η εφαρμογή.
Στην πράξη η ενημέρωση μπορεί να μην είναι στιγμιαία σε κάθε συσκευή λόγω προσωρινής αποθήκευσης. Αν ένας υπάλληλος δεν βλέπει αμέσως τη νέα φωτογραφία, πρέπει πρώτα να ελεγχθεί αν η αλλαγή δημοσιεύτηκε και κατόπιν αν εμφανίζεται παλαιότερη αποθηκευμένη έκδοση. Η ερμηνεία του όρου περιλαμβάνει και αυτές τις λειτουργικές λεπτομέρειες.
Δημοφιλή παραδείγματα χωρίς υπόσχεση καταλληλότητας
Το WordPress χρησιμοποιείται για άρθρα και ιστοτόπους διαφόρων τύπων, το Joomla προσφέρει οργανωμένες δυνατότητες διαχείρισης χρηστών και πολύγλωσσου περιεχομένου, ενώ το Drupal δίνει έμφαση σε δομημένους τύπους περιεχομένου και πεδία. Η αναφορά σε αυτές τις πλατφόρμες εξηγεί την κατηγορία λογισμικού· δεν είναι κατάταξη ούτε αποτελεί απόδειξη ότι μία λύση ταιριάζει σε κάθε επιχείρηση.
Άλλες επιλογές παρέχονται ως διαδικτυακή υπηρεσία με μηνιαία χρέωση ή έχουν σχεδιαστεί για εξαγωγή δεδομένων σε πολλές εφαρμογές. Αν η λέξη εμφανίζεται σε τεχνική προσφορά, ζητήστε το ακριβές όνομα του προϊόντος και τις υπηρεσίες που συνοδεύουν την εγκατάσταση. Μια γενική αναφορά σε «σύστημα διαχείρισης» δεν είναι επαρκής τεχνική προδιαγραφή.
Γιατί έχει σημασία η οργανωμένη πληροφορία
Μια σελίδα υπηρεσίας μπορεί να περιέχει τίτλο, περιγραφή, ερωτήσεις, εικόνα και στοιχεία επικοινωνίας. Αν όλα μπαίνουν αδιακρίτως σε ένα μεγάλο κείμενο, η μελλοντική ανανέωση είναι πιο δύσκολη. Αν τα στοιχεία οργανωθούν σε λογικά πεδία, η ομάδα μπορεί να ελέγχει τι λείπει και να παρουσιάζει τα ίδια δεδομένα με συνέπεια σε διαφορετικά σημεία.
Δεν χρειάζεται όμως να τεμαχίζεται κάθε πρόταση σε ξεχωριστή εγγραφή. Ο βαθμός δομής πρέπει να υπηρετεί τη συχνότητα ενημέρωσης, την αναζήτηση, τις μεταφράσεις και την επαναχρησιμοποίηση. Το κέρδος από το περιβάλλον διαχείρισης προκύπτει όταν οι άνθρωποι καταλαβαίνουν εύκολα τι μπορούν να αλλάξουν και τι όχι.
Συχνές ερωτήσεις για τη σημασία του όρου
Χρειάζεται να ξέρω προγραμματισμό;
Για την καθημερινή δημοσίευση σε μια σωστά διαμορφωμένη εγκατάσταση συνήθως όχι. Για αναβαθμίσεις, ιδιαίτερες λειτουργίες, ασφάλεια και περίπλοκες αλλαγές ενδέχεται να χρειάζεται ειδικός. Το όριο εξαρτάται από το προϊόν και τις άδειες του λογαριασμού σας.
Είναι υποχρεωτικά δωρεάν;
Όχι. Υπάρχουν δωρεάν λύσεις ανοικτού κώδικα και εμπορικές υπηρεσίες. Ακόμη και όταν το λογισμικό διατίθεται χωρίς κόστος άδειας, η φιλοξενία, η δημιουργία, η φροντίδα και η τεχνική υποστήριξη μπορεί να χρεώνονται.
Είναι χρήσιμο μόνο για ιστολόγια;
Όχι. Μπορεί να υποστηρίζει υπηρεσίες, καταλόγους, πληροφοριακές πύλες ή οργανωμένο εταιρικό περιεχόμενο, ανάλογα με τον σχεδιασμό. Η σύγκριση διαφορετικών συστημάτων είναι το επόμενο βήμα αφού κατανοήσετε τη βασική σημασία.
Η έννοια περιλαμβάνει ολόκληρο τον κύκλο ζωής
Μια πληροφορία δεν είναι απλώς «δημοσιευμένη» ή «αδημοσίευτη». Στην πραγματική εργασία μπορεί να αποτελεί προσχέδιο, να αναμένει έγκριση, να χρειάζεται αναθεώρηση και τελικά να αποσυρθεί επειδή παύει να ισχύει. Ένα κατάλληλο περιβάλλον βοηθά την ομάδα να γνωρίζει ποια έκδοση βρίσκεται σε ισχύ και ποια είναι υπεύθυνη για τη συντήρησή της. Η δυνατότητα να αποκρύψετε ένα παλιό ωράριο έχει μερικές φορές μεγαλύτερη αξία από την ευκολία προσθήκης μιας νέας φωτογραφίας. Γι' αυτό, όταν εξηγούμε τι σημαίνει η διαχείριση περιεχομένου, περιλαμβάνουμε την ακρίβεια, την αναθεώρηση και την ασφαλή απόσυρση, όχι μόνο την αρχική καταχώριση.
Τι να κρατήσετε από τον ορισμό
Ο πιο χρήσιμος τρόπος να θυμάστε τα αρχικά είναι «περιεχόμενο, διαδικασία, σύστημα». Το περιεχόμενο είναι η πληροφορία, η διαδικασία καθορίζει ποιος την αλλάζει και το σύστημα παρέχει τα εργαλεία. Όταν οι τρεις πλευρές ταιριάζουν μεταξύ τους, η επιχείρηση μπορεί να ενημερώνει τον ιστότοπό της με λιγότερα λάθη και μεγαλύτερη συνέπεια. Αυτό, και όχι απλώς η ύπαρξη ενός πίνακα ελέγχου, αποτελεί την ουσία της διαχείρισης περιεχομένου.