Κατασκευή ιστοσελίδων και web managers: ποιος κρατά το έργο λειτουργικό

Η κατασκευή μιας ιστοσελίδας έχει ένα ορατό τέλος: τη δημοσίευση. Η λειτουργία της όμως μόλις αρχίζει. Κείμενα αλλάζουν, υπηρεσίες προστίθενται, φόρμες χρειάζονται έλεγχο, λογαριασμοί πρέπει να παραμένουν προσβάσιμοι και τεχνικές ενημερώσεις πρέπει να γίνονται με πρόγραμμα. Εκεί βρίσκεται ο ρόλος του web manager, δηλαδή του υπευθύνου διαχείρισης ιστοτόπου που συνδέει τις επιχειρηματικές ανάγκες με την καθημερινή ψηφιακή λειτουργία.

Ο web manager δεν είναι απαραίτητα ο κατασκευαστής

Σε μικρή ομάδα, ένα άτομο μπορεί να καλύπτει πολλούς ρόλους. Σε μεγαλύτερο έργο, όμως, είναι χρήσιμο να ξεχωρίζουμε ευθύνες. Ο προγραμματιστής ιστού (web developer) υλοποιεί τεχνικές λειτουργίες και διορθώσεις. Ο σχεδιαστής διεπαφής οργανώνει οπτική γλώσσα και διεπαφή. Ο συντάκτης παράγει ή επιμελείται περιεχόμενο. Ο web manager συντονίζει τι πρέπει να γίνει, με ποια προτεραιότητα, ποιος το αναλαμβάνει και πώς ελέγχεται πριν δημοσιευτεί.

Ο σχετικός οδηγός για κατασκευή ιστοσελίδων και web managers μπορεί να λειτουργήσει ως συμπληρωματική αφετηρία όταν θέλεις να οργανώσεις τους ρόλους πριν από ανάθεση.

Πριν αρχίσει η κατασκευή, χρειάζεται ένας ιδιοκτήτης των απαιτήσεων

Κάθε έργο ιστοσελίδας παράγει δεκάδες μικρές αποφάσεις: ποια υπηρεσία προηγείται, ποια φόρμα χρειάζεται, ποιος εγκρίνει κείμενα, τι γίνεται με παλιές διευθύνσεις, ποιοι χρήστες έχουν πρόσβαση, ποια συστήματα πρέπει να συνδεθούν. Αν δεν υπάρχει ένας άνθρωπος που συγκεντρώνει και ιεραρχεί αυτές τις αποφάσεις, η τεχνική ομάδα αναγκάζεται να μαντεύει ή να περιμένει.

Ο web manager μπορεί να λειτουργήσει ως αυτός ο συνδετικός κρίκος. Δεν αποφασίζει μόνος του για την επιχείρηση, αλλά φροντίζει οι αποφάσεις να γίνουν έγκαιρα, να καταγραφούν και να φτάσουν στον κατάλληλο άνθρωπο με σαφή μορφή.

Κατά την υλοποίηση, ο ρόλος είναι κυρίως συντονιστικός

Στην πράξη, ο υπεύθυνος ιστοσελίδας ελέγχει αν η δομή που χτίζεται αντιστοιχεί στο συμφωνημένο περιεχόμενο, αν υπάρχουν όλα τα απαραίτητα υλικά και αν οι αλλαγές δεν ξεφεύγουν από τον αρχικό στόχο χωρίς συνειδητή απόφαση. Οργανώνει επίσης τις εγκρίσεις: ποιος ελέγχει τα στοιχεία επικοινωνίας, ποιος βλέπει τις νομικές ή εμπορικές πληροφορίες και ποιος επιβεβαιώνει ότι μια λειτουργία κάνει αυτό που πρέπει.

Αν το έργο χρειάζεται πιο έντονη τεχνική συμμετοχή, είναι χρήσιμο να ξεχωρίζεται ο ρόλος του web developer στην κατασκευή ιστοσελίδων. Η καθαρή διάκριση μειώνει τις περιπτώσεις όπου όλοι θεωρούν ότι ένα κρίσιμο βήμα το έχει αναλάβει κάποιος άλλος.

Το περιεχόμενο χρειάζεται κύκλο ζωής, όχι μόνο αρχικό ανέβασμα

Μια ιστοσελίδα μπορεί να είναι τεχνικά άψογη και παρ’ όλα αυτά να χάνει αξία αν οι πληροφορίες παλιώνουν. Ο web manager χρειάζεται να γνωρίζει ποιες σελίδες αλλάζουν συχνά, ποιες έχουν ημερομηνίες ή τιμές που θέλουν επανέλεγχο, ποιος εγκρίνει νέες δημοσιεύσεις και πότε παλιό υλικό πρέπει να αποσύρεται ή να ενοποιείται.

Αν χρησιμοποιείται σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (Content Management System), πρέπει να υπάρχουν κατάλληλα δικαιώματα χρηστών ώστε κάθε άνθρωπος να βλέπει όσα χρειάζεται. Η ευκολία δημοσίευσης δεν σημαίνει ότι όλοι χρειάζονται πλήρη τεχνική πρόσβαση.

Η παράδοση πρέπει να περιλαμβάνει έλεγχο ιδιοκτησίας

Στο τέλος του έργου δεν αρκεί να σταλεί ένας κωδικός. Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποιος ελέγχει το όνομα χώρου, τη φιλοξενία ιστοσελίδων, το σύστημα διαχείρισης, τις φόρμες, τους λογαριασμούς μέτρησης και οποιεσδήποτε εξωτερικές υπηρεσίες χρησιμοποιούνται. Για κάθε κρίσιμο λογαριασμό πρέπει να υπάρχει ιδιοκτήτης και τρόπος ανάκτησης πρόσβασης.

Χρειάζεται επίσης βασική τεκμηρίωση: πώς γίνονται οι συνηθισμένες αλλαγές, ποια στοιχεία δεν πρέπει να πειραχτούν χωρίς τεχνικό έλεγχο, πού κρατούνται αντίγραφα και σε ποιον απευθύνεται η ομάδα όταν εμφανιστεί πρόβλημα.

Checklist παράδοσης για τον web manager

• Λίστα βασικών λογαριασμών και ιδιοκτητών τους.
• Πρόσβαση στο όνομα χώρου και στη φιλοξενία όπου αυτό έχει συμφωνηθεί.
• Ρόλοι χρηστών μέσα στο σύστημα διαχείρισης.
• Κατάλογος κρίσιμων προσθέτων, συνδέσεων ή εξωτερικών υπηρεσιών.
• Οδηγίες για αντίγραφα ασφαλείας και επαναφορά.
• Διαδικασία για επείγουσες διορθώσεις και συνηθισμένα αιτήματα.
• Καταγραφή εκκρεμοτήτων που δεν ανήκουν στην αρχική παράδοση.
• Βασικός έλεγχος φορμών, συνδέσμων και κύριων διαδρομών χρήστη.

Μετά τη δημοσίευση αρχίζει η πραγματική διαχείριση

Τις πρώτες εβδομάδες χρειάζεται να παρακολουθούνται οι βασικές λειτουργίες και τα σημεία όπου οι χρήστες συναντούν δυσκολίες. Ο web manager συγκεντρώνει αιτήματα και τα ξεχωρίζει σε κατηγορίες: σφάλματα που πρέπει να διορθωθούν, μικρές βελτιώσεις, νέα περιεχόμενα και μεγαλύτερες αλλαγές που χρειάζονται ξεχωριστή απόφαση. Αυτή η ταξινόμηση προστατεύει την ομάδα από τη συνεχή εναλλαγή προτεραιοτήτων.

Η γενικότερη σελίδα για κατασκευή ιστοσελίδων δείχνει το ευρύτερο πλαίσιο. Η λειτουργική συνέχεια, όμως, χρειάζεται ξεχωριστή υπευθυνότητα μετά το τέλος της αρχικής ανάπτυξης.

Πότε χρειάζεται ξεχωριστός web manager

Σε πολύ μικρή ιστοσελίδα με σπάνιες αλλαγές, ο ρόλος μπορεί να καλύπτεται από τον ιδιοκτήτη ή από τον τεχνικό συνεργάτη. Όσο όμως αυξάνονται τα τμήματα, οι συντάκτες, οι καμπάνιες, οι φόρμες και οι εξωτερικές συνδέσεις, τόσο μεγαλύτερη αξία έχει ένα άτομο που βλέπει ολόκληρη την εικόνα. Δεν χρειάζεται πάντα να είναι πλήρης θέση εργασίας. Χρειάζεται να είναι σαφής ευθύνη.

Κίνδυνοι όταν ο ρόλος μένει αόριστος

• Οι αλλαγές γίνονται χωρίς προτεραιότητα και συγκρούονται μεταξύ τους.
• Κωδικοί και λογαριασμοί χάνονται όταν αλλάζει συνεργάτης.
• Παλιό περιεχόμενο παραμένει επειδή κανείς δεν έχει ευθύνη να το ελέγξει.
• Τεχνικές ενημερώσεις αναβάλλονται μέχρι να εμφανιστεί πρόβλημα.
• Η επιχείρηση ζητά νέες λειτουργίες χωρίς να γνωρίζει τις εξαρτήσεις τους.

Μια ιστοσελίδα χρειάζεται ιδιοκτήτη λειτουργίας

Ο web manager έχει αξία επειδή κρατά ενωμένα πράγματα που αλλιώς σκορπίζουν: στόχους, περιεχόμενο, τεχνική συντήρηση, προσβάσεις και καθημερινές αλλαγές. Η καλή κατασκευή παραμένει σημαντική, αλλά η πραγματική ποιότητα φαίνεται μήνες μετά, όταν η ιστοσελίδα συνεχίζει να ενημερώνεται, να λειτουργεί και να υπηρετεί τον λόγο για τον οποίο δημιουργήθηκε. Αυτό απαιτεί διαδικασία και σαφή ευθύνη, όχι μόνο καλό αρχικό σχεδιασμό.

Καθιέρωσε ένα απλό ημερολόγιο λειτουργίας

Η καθημερινή διαχείριση γίνεται ευκολότερη όταν υπάρχουν επαναλαμβανόμενοι έλεγχοι. Σε τακτά διαστήματα ο web manager μπορεί να ελέγχει βασικές φόρμες, ληγμένες πληροφορίες, λογαριασμούς χρηστών που δεν χρειάζονται πλέον πρόσβαση, διαθέσιμα αντίγραφα και εκκρεμείς τεχνικές ενημερώσεις. Σε μεγαλύτερα διαστήματα μπορεί να επανεξετάζει τη δομή περιεχομένου, τις υπηρεσίες που άλλαξαν και τις σελίδες που δεν έχουν πλέον σαφή σκοπό.

Το ημερολόγιο δεν χρειάζεται να γίνει βαρύ σύστημα. Μια σύντομη λίστα με υπεύθυνο και ημερομηνία αρκεί για να πάψει η συντήρηση να εξαρτάται από το ποιος θυμήθηκε κάτι. Το σημαντικό είναι να υπάρχει ορατότητα πριν ένα μικρό θέμα γίνει επείγον.

Πώς αξιολογείται η ποιότητα του ρόλου

Ο web manager δεν πρέπει να κρίνεται από το πόσες αλλαγές δημοσίευσε. Καλύτερα σημάδια είναι αν οι σημαντικές πληροφορίες παραμένουν σωστές, αν τα αιτήματα φτάνουν στον κατάλληλο τεχνικό με σαφή περιγραφή, αν οι λογαριασμοί παραμένουν οργανωμένοι και αν οι νέες σελίδες έχουν συγκεκριμένο λόγο ύπαρξης. Η καλή διαχείριση μειώνει τη σύγχυση και κρατά την τεχνική ομάδα συγκεντρωμένη σε εργασίες που όντως απαιτούν τεχνική παρέμβαση.

Με αυτό το μοντέλο, ο ρόλος γίνεται μετρήσιμος χωρίς να μετατρέπεται σε μικροδιαχείριση. Η επιχείρηση ξέρει ποιος βλέπει ολόκληρη την εικόνα και οι ειδικοί ξέρουν πότε χρειάζεται η δική τους συμμετοχή.

Ο web manager χρειάζεται δικαίωμα να λέει «όχι ακόμη»

Όταν κάθε αίτημα χαρακτηρίζεται επείγον, η ιστοσελίδα γεμίζει πρόχειρες εξαιρέσεις. Ο υπεύθυνος διαχείρισης πρέπει να μπορεί να ζητά σκοπό, προτεραιότητα και επίπτωση πριν περάσει μια αλλαγή στην τεχνική ομάδα. Μερικά αιτήματα μπορούν να ενωθούν, άλλα χρειάζονται περισσότερο περιεχόμενο και άλλα δεν δικαιολογούν καθόλου νέα λειτουργία.

Αυτή η στάση δεν μπλοκάρει την εξέλιξη. Προστατεύει τη συνοχή της ιστοσελίδας και βοηθά να αξιοποιείται ο χρόνος των ειδικών σε εργασίες με σαφές αποτέλεσμα.