Πόσο κοστίζει μια κατασκευή ιστοσελίδας: πρώτα ορίζουμε τις απαιτήσεις

Το κόστος δεν μπορεί να υπολογιστεί αξιόπιστα πριν οριστεί τι ακριβώς κατασκευάζεται. Η ίδια λέξη «ιστοσελίδα» μπορεί να σημαίνει μια απλή επαγγελματική παρουσία, έναν κατάλογο υπηρεσιών, μια πλατφόρμα κρατήσεων ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα. Για αυτό μια σοβαρή κοστολόγηση ξεκινά από απαιτήσεις, λειτουργίες, περιεχόμενο, τεχνικές εξαρτήσεις και ευθύνη συντήρησης, όχι από έναν αυθαίρετο αριθμό.

Το πρώτο βήμα είναι ένα σαφές εύρος έργου

Πριν ζητήσεις τιμή, κατέγραψε τι πρέπει να μπορεί να κάνει ο επισκέπτης και τι πρέπει να μπορεί να διαχειρίζεται η επιχείρηση. Άλλο έργο είναι πέντε ενημερωτικές σελίδες με μία φόρμα επικοινωνίας και άλλο μια εφαρμογή με λογαριασμούς, φίλτρα, πληρωμές, ειδοποιήσεις και σύνδεση με τρίτα συστήματα. Η διαφορά βρίσκεται στις απαιτήσεις που πρέπει να αναλυθούν, να υλοποιηθούν και να ελεγχθούν.

Ένας πρακτικός τρόπος είναι να χωρίσεις τις απαιτήσεις σε «απαραίτητες για την πρώτη έκδοση», «χρήσιμες αλλά όχι κρίσιμες» και «μελλοντικές». Αυτό προστατεύει τον προϋπολογισμό από λειτουργίες που προστίθενται επειδή ακούγονται ενδιαφέρουσες, χωρίς να υπηρετούν τον βασικό στόχο.

Λίστα απαιτήσεων που πρέπει να απαντηθεί πριν την προσφορά

• Στόχος: ενημέρωση, αιτήματα, κρατήσεις, πωλήσεις ή υποστήριξη πελατών;
• Κοινό: ποιοι χρήστες θα επισκέπτονται τη σελίδα και τι χρειάζονται πρώτα;
• Περιεχόμενο: πόσα κείμενα, φωτογραφίες, προϊόντα ή αρχεία υπάρχουν ήδη και ποιος θα τα ετοιμάσει;
• Λειτουργίες: φόρμες, αναζήτηση, φίλτρα, λογαριασμοί, πληρωμές, ημερολόγιο, πολλαπλές γλώσσες;
• Διαχείριση: ποια στοιχεία πρέπει να αλλάζει η επιχείρηση χωρίς τεχνικό;
• Συνδέσεις: υπάρχουν εξωτερικά συστήματα που πρέπει να ανταλλάσσουν δεδομένα;
• Πρόσβαση: ποιος θα έχει κωδικούς σε όνομα χώρου, φιλοξενία, λογαριασμούς και διαχειριστικό;
• Μετά τη δημοσίευση: ποιος αναλαμβάνει ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας, ασφάλεια και διορθώσεις;

Πώς κάθε απαίτηση αλλάζει το κόστος

Κάθε νέα λειτουργία έχει περισσότερες από μία πλευρές. Μια φόρμα, για παράδειγμα, δεν είναι μόνο τα πεδία που βλέπει ο επισκέπτης. Χρειάζεται έλεγχος των δεδομένων, σωστή αποστολή, μηνύματα σφάλματος, προστασία από κατάχρηση, δοκιμές σε κινητά και σαφής διαχείριση του τι συμβαίνει μετά την υποβολή. Αντίστοιχα, μια σύνδεση με εξωτερική υπηρεσία απαιτεί να ελεγχθεί τι δεδομένα ανταλλάσσονται και τι γίνεται όταν η υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη.

Γι’ αυτό το κόστος κατασκευής δεν είναι άθροισμα οθονών. Είναι άθροισμα εργασιών ανάλυσης, παραγωγής, υλοποίησης, ελέγχου και παράδοσης.

Απαιτήσεις που συχνά ξεχνιούνται

Συχνά η πρώτη συζήτηση επικεντρώνεται στην εμφάνιση και αφήνει εκτός θέματα που εμφανίζονται αργότερα ως «έκτακτες» εργασίες. Σε αυτά ανήκουν η μεταφορά παλιών διευθύνσεων, η ρύθμιση ανακατευθύνσεων, η συμπίεση εικόνων, οι σελίδες σφαλμάτων, η διαχείριση συγκατάθεσης όπου χρειάζεται, η εκπαίδευση του υπεύθυνου περιεχομένου και η διαδικασία επαναφοράς από αντίγραφο ασφαλείας.

Για ορατότητα σε μηχανές αναζήτησης χρειάζεται επίσης τεχνικά προσβάσιμο και χρήσιμο περιεχόμενο. Η Google αναφέρει ότι οι βασικές πρακτικές περιλαμβάνουν περιεχόμενο για ανθρώπους, ανιχνεύσιμους συνδέσμους και τεχνική δυνατότητα ευρετηρίασης. Αυτό δεν εγγυάται κατάταξη, αλλά ξεκαθαρίζει γιατί η τεχνική βάση πρέπει να οριστεί μέσα στο έργο αντί να προστεθεί εκ των υστέρων.

Πίνακας για να ξεχωρίσεις βασικό από σύνθετο έργο

Τι να ζητήσεις στην οικονομική προσφορά

Η προσφορά πρέπει να συνδέει κάθε σημαντική απαίτηση με παραδοτέο. Ζήτησε να φαίνονται χωριστά η ανάλυση, ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη, η εισαγωγή περιεχομένου, οι δοκιμές, η εκπαίδευση και η υποστήριξη. Αν κάτι δεν περιλαμβάνεται, είναι προτιμότερο να δηλώνεται ρητά. Για παράδειγμα, αν η φωτογράφιση, η συγγραφή ή η αγορά αδειών τρίτων εργαλείων είναι εκτός, αυτό πρέπει να είναι γνωστό πριν ξεκινήσει το έργο.

Χρήσιμη σύγκριση προσφορών γίνεται όταν χρησιμοποιείς κοινή βάση. Μπορείς να δεις και το θέμα πόσο κοστίζει μια ιστοσελίδα, αλλά στην πράξη η δική σου λίστα απαιτήσεων είναι το έγγραφο που μετατρέπει μια γενική ερώτηση σε συγκεκριμένη κοστολόγηση.

Κόκκινες σημαίες στον καθορισμό απαιτήσεων

1. Τελική τιμή χωρίς καμία συζήτηση για λειτουργίες και περιεχόμενο.
2. Ασαφής φράση «όλα περιλαμβάνονται» χωρίς λίστα παραδοτέων.
3. Εξάρτηση από λογαριασμούς που δεν θα ελέγχει η επιχείρηση.
4. Καμία πρόβλεψη για δοκιμές ή για διορθώσεις πριν τη δημοσίευση.
5. Υποσχέσεις για αποτελέσματα αναζήτησης χωρίς τεκμηρίωση της τεχνικής και περιεχομενικής εργασίας.
6. Μη ξεκάθαρη διάκριση ανάμεσα σε εφάπαξ κατασκευή και επαναλαμβανόμενη συντήρηση.

Πώς κρατάς τον προϋπολογισμό υπό έλεγχο

Ξεκίνα με τη μικρότερη έκδοση που λύνει πλήρως το βασικό πρόβλημα. Άφησε προαιρετικές λειτουργίες σε δεύτερη φάση και ζήτησε η τεχνική βάση να μπορεί να επεκταθεί χωρίς ανακατασκευή. Προετοίμασε το περιεχόμενο νωρίς, διότι καθυστερήσεις σε κείμενα και φωτογραφίες συχνά επηρεάζουν και την παραγωγή και τον έλεγχο. Αν υπάρχει ηλεκτρονικό κατάστημα, αξιολόγησε ξεχωριστά το κόστος κατασκευής ηλεκτρονικού καταστήματος, επειδή οι απαιτήσεις συναλλαγών και καταλόγου είναι διαφορετικές.

Ποιος αποφασίζει τις τεχνικές επιλογές

Ο πελάτης δεν χρειάζεται να γνωρίζει εκ των προτέρων ποια τεχνολογία είναι η σωστή, χρειάζεται όμως να δηλώσει καθαρά τις επιχειρηματικές και λειτουργικές ανάγκες. Ο προμηθευτής οφείλει να εξηγήσει πώς η προτεινόμενη λύση καλύπτει αυτές τις ανάγκες και ποιοι περιορισμοί υπάρχουν. Αν, για παράδειγμα, είναι κρίσιμο η ομάδα να ενημερώνει μόνη της προϊόντα ή άρθρα, αυτό είναι απαίτηση που επηρεάζει την επιλογή συστήματος διαχείρισης.

Απόφυγε να επιλέξεις τεχνολογία μόνο επειδή είναι δημοφιλής ή επειδή εμφανίζεται ως «δωρεάν». Το συνολικό κόστος περιλαμβάνει εγκατάσταση, προσαρμογή, συντήρηση, πιθανές άδειες, χρόνο διαχείρισης και μελλοντική μεταφορά. Η σωστή λύση είναι εκείνη που εξυπηρετεί το έργο με αποδεκτό κόστος και χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.

Πώς επηρεάζει η ευθύνη του πελάτη τον χρόνο και το κόστος

Σε πολλά έργα η μεγαλύτερη καθυστέρηση δεν προέρχεται από τον κώδικα αλλά από αποφάσεις και υλικό που εκκρεμούν. Αν η επιχείρηση πρέπει να εγκρίνει κείμενα, να παραδώσει φωτογραφίες ή να δώσει πρόσβαση σε τρίτα συστήματα, αυτά πρέπει να μπουν στο πρόγραμμα ως πραγματικές εξαρτήσεις. Διαφορετικά, μια προσφορά μπορεί να φαίνεται ότι υπόσχεται συγκεκριμένο χρόνο ενώ βασίζεται σε εισροές που δεν έχουν ακόμη εξασφαλιστεί.

Η λίστα απαιτήσεων καλό είναι να έχει και ιδιοκτήτη ανά στοιχείο: ποιος δίνει το λογότυπο, ποιος εγκρίνει το περιεχόμενο, ποιος δημιουργεί λογαριασμούς, ποιος ελέγχει νομικά κείμενα όπου απαιτείται. Με αυτόν τον τρόπο η κοστολόγηση συνδέεται με ρεαλιστικό σχέδιο εκτέλεσης.

Πώς αξιολογείς αλλαγές αφού ξεκινήσει το έργο

Οι αλλαγές είναι φυσιολογικές, αλλά πρέπει να διαχωρίζονται από τις διορθώσεις. Διόρθωση είναι η αποκατάσταση κάτι που δεν λειτουργεί όπως συμφωνήθηκε. Νέα απαίτηση είναι μια λειτουργία ή αλλαγή που δεν υπήρχε στην αρχική περιγραφή. Αν υπάρχει αυτή η διάκριση από την αρχή, οι αποφάσεις γίνονται χωρίς σύγκρουση και ο προϋπολογισμός παραμένει ορατός.

Η ουσία της κοστολόγησης

Στο «ποσο κοστιζει μια κατασκευη ιστοσελιδασ» η πιο χρήσιμη απάντηση είναι ένα καλά ορισμένο σύνολο απαιτήσεων. Όταν ξέρεις τι πρέπει να κάνει η σελίδα, ποιο υλικό θα παραχθεί, ποιες συνδέσεις χρειάζονται, ποιος θα τη διαχειρίζεται και τι υποστήριξη απαιτείται, η τιμή γίνεται συγκρίσιμη και ελέγξιμη. Χωρίς αυτά, δύο ποσά μπορεί να περιγράφουν δύο τελείως διαφορετικά έργα.