Εταιρεία σχεδιασμού ιστοσελίδων: τι πρέπει να ορίσετε πριν από την ανάθεση

Η αναζήτηση συνεργάτη γίνεται πολύ πιο καθαρή όταν προηγείται ένας σύντομος αλλά συγκεκριμένος φάκελος απαιτήσεων. Αν ξεκινήσετε μόνο με τη φράση «θέλω μια καλή ιστοσελίδα», κάθε εταιρεία θα ερμηνεύσει διαφορετικά το έργο και οι προσφορές δεν θα είναι πραγματικά συγκρίσιμες. Ορίστε πρώτα τι επιχειρηματικό αποτέλεσμα θέλετε, ποιοι άνθρωποι θα χρησιμοποιούν τη σελίδα, τι περιεχόμενο πρέπει να βρουν, ποιες ενέργειες πρέπει να μπορούν να κάνουν και ποιος θα έχει την ευθύνη ενημέρωσης μετά την παράδοση. Έτσι, η συζήτηση μετακινείται από την αισθητική εντύπωση σε ελέγξιμες ανάγκες.

Ξεκινήστε από το αποτέλεσμα και όχι από την εμφάνιση

Πριν συζητήσετε χρώματα, γραμματοσειρές ή διάταξη, γράψτε σε μία πρόταση τον κύριο σκοπό της ιστοσελίδας. Μπορεί να είναι η συλλογή αιτημάτων επικοινωνίας, η παρουσίαση υπηρεσιών, η προσέλκυση επισκέψεων σε φυσικό χώρο, η ενημέρωση υφιστάμενων πελατών ή ένας συνδυασμός με σαφή σειρά προτεραιότητας. Δίπλα στον σκοπό σημειώστε ποια ενέργεια θεωρείτε επιτυχία. Αυτό βοηθά την ομάδα που θα αναλάβει το έργο να σχεδιάσει διαδρομές χρήστη που υπηρετούν συγκεκριμένη απόφαση, αντί να γεμίσει σελίδες με στοιχεία χωρίς ιεράρχηση.

Ορίστε επίσης δύο ή τρία βασικά κοινά. Ένας νέος πελάτης που δεν γνωρίζει την επιχείρηση έχει διαφορετικές ερωτήσεις από έναν παλιό πελάτη που ψάχνει στοιχεία επικοινωνίας ή οδηγίες. Για κάθε κοινό καταγράψτε τις σημαντικότερες πληροφορίες που χρειάζεται και το επόμενο βήμα που θέλετε να κάνει. Αυτή η απλή άσκηση αποκαλύπτει αν χρειάζονται διαφορετικές σελίδες υπηρεσιών, συχνές ερωτήσεις, έντυπα, χάρτης, φόρμα επικοινωνίας ή άλλος τρόπος καθοδήγησης.

Χτίστε την αρχιτεκτονική πληροφορίας πριν γραφτούν οι σελίδες

Η αρχιτεκτονική πληροφορίας είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται οι ενότητες, οι σελίδες και οι μεταξύ τους διαδρομές. Καταγράψτε πρώτα τις βασικές ομάδες περιεχομένου και μετά τις επιμέρους σελίδες. Η αρχική σελίδα δεν χρειάζεται να κουβαλά όλο το υλικό. Χρειάζεται να εξηγεί γρήγορα ποιος είστε, τι προσφέρετε, σε ποιον απευθύνεστε και πού πρέπει να κινηθεί ο επισκέπτης. Οι εσωτερικές σελίδες μπορούν να αναπτύσσουν υπηρεσίες, διαδικασίες, παραδείγματα, ερωτήσεις και στοιχεία επικοινωνίας με περισσότερη λεπτομέρεια.

Σε αυτό το σημείο αποφασίστε ποιος παράγει το κείμενο, τις φωτογραφίες, τα γραφικά και τα αρχεία. Αν το περιεχόμενο δεν είναι διαθέσιμο, το έργο μπορεί να σταματήσει παρότι ο τεχνικός σχεδιασμός έχει προχωρήσει. Για κάθε σελίδα σημειώστε ιδιοκτήτη περιεχομένου, κατάσταση υλικού και ημερομηνία έγκρισης. Η σαφής καταγραφή αποτρέπει το συνηθισμένο μπέρδεμα όπου η μία πλευρά περιμένει από την άλλη να παραδώσει κάτι που δεν είχε συμφωνηθεί.

Ορίστε τις λειτουργίες με πραγματικά σενάρια χρήσης

Μια απαίτηση είναι πιο χρήσιμη όταν περιγράφει τι θέλει να πετύχει ο άνθρωπος. Αντί για «χρειαζόμαστε φόρμα», περιγράψτε ποιος τη συμπληρώνει, ποια πεδία είναι αναγκαία, πού φτάνει το μήνυμα, τι βλέπει ο χρήστης μετά την αποστολή και ποιος ελέγχει ότι το αίτημα δεν χάθηκε. Το ίδιο ισχύει για αναζήτηση, αιτήσεις, λήψη αρχείων, εγγραφή σε ενημερώσεις, χάρτη ή οποιαδήποτε άλλη λειτουργία. Η περιγραφή με σενάρια περιορίζει τις διαφορετικές ερμηνείες.

Αν η ομάδα σας πρέπει να αλλάζει συχνά κείμενα ή εικόνες, δηλώστε ότι χρειάζεστε σύστημα διαχείρισης περιεχομένου και καταγράψτε ποιοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση. Δεν αρκεί να υπάρχει μια περιοχή διαχείρισης. Πρέπει να είναι ξεκάθαρο ποιες αλλαγές θα μπορούν να γίνονται χωρίς τεχνική παρέμβαση, ποιοι ρόλοι χρειάζονται και ποια εκπαίδευση θα δοθεί. Η καθημερινή ευχρηστία μετά την παράδοση είναι μέρος της αξίας του έργου και όχι δευτερεύουσα λεπτομέρεια.

Καταγράψτε τις εξαρτήσεις που μπορεί να αλλάξουν την υλοποίηση

Πολλές ιστοσελίδες δεν λειτουργούν μόνες τους. Μπορεί να χρειάζονται σύνδεση με υπηρεσία αποστολής μηνυμάτων, σύστημα κρατήσεων, κατάλογο προϊόντων, χάρτη, εξωτερικά έντυπα ή εργαλεία της επιχείρησης. Καταγράψτε κάθε εξάρτηση ονομαστικά και διευκρινίστε ποιος διαθέτει τους λογαριασμούς και τα δικαιώματα πρόσβασης. Αν μια εξωτερική υπηρεσία δεν είναι ακόμη επιλεγμένη, σημειώστε το ως ανοιχτή απόφαση. Έτσι η τεχνική εκτίμηση δεν στηρίζεται σε υποθέσεις που αργότερα δημιουργούν πρόσθετη εργασία.

Στις εξαρτήσεις ανήκουν και το όνομα χώρου, το περιβάλλον φιλοξενίας, οι εταιρικές διευθύνσεις αλληλογραφίας και οι λογαριασμοί που δεν πρέπει να παραμένουν σε προσωπικά στοιχεία ενός τρίτου. Ζητήστε να περιγραφεί καθαρά ποια πρόσβαση θα παραλάβετε και ποια στοιχεία θα μείνουν στην κατοχή της επιχείρησης. Δεν χρειάζεται τεχνική ορολογία· χρειάζεται να γνωρίζετε ότι μπορείτε να συνεχίσετε τη λειτουργία και μελλοντικά χωρίς αδικαιολόγητη εξάρτηση.

Λίστα ελέγχου απαιτήσεων πριν ζητήσετε προσφορά

• Στόχος: μία κύρια επιχειρηματική επιδίωξη και οι βασικές ενέργειες που θέλετε από τον επισκέπτη.
• Κοινά: δύο ή τρεις βασικές ομάδες χρηστών και οι σημαντικότερες ανάγκες πληροφόρησής τους.
• Σελίδες: αρχικός χάρτης περιεχομένου με τις ενότητες που πρέπει να υπάρχουν κατά την παράδοση.
• Υλικό: ποιος δίνει κείμενα, εικόνες, λογότυπα, έγγραφα και εγκρίσεις.
• Λειτουργίες: φόρμα επικοινωνίας, αναζήτηση, αρχεία, χάρτης ή άλλες ενέργειες με σαφή σενάρια χρήσης.
• Διαχείριση: ποια στοιχεία πρέπει να αλλάζει η ομάδα σας μέσω του συστήματος διαχείρισης περιεχομένου.
• Εξαρτήσεις: εξωτερικές υπηρεσίες, λογαριασμοί, δικαιώματα και εκκρεμείς αποφάσεις.
• Μέτρηση: ποιο εργαλείο στατιστικών θα χρησιμοποιείται και ποιες ενέργειες θέλετε να παρακολουθούνται.
• Παράδοση: πρόσβαση, βασική τεκμηρίωση, εκπαίδευση και διαδικασία τελικής έγκρισης.

Πώς να συγκρίνετε τις προσφορές χωρίς να συγκρίνετε ανόμοια πράγματα

Στείλτε το ίδιο κείμενο απαιτήσεων σε όλους τους υποψήφιους συνεργάτες. Ζητήστε η απάντηση να ξεχωρίζει τι περιλαμβάνεται, τι εξαιρείται, ποια στοιχεία προϋποθέτουν δική σας ενέργεια και τι θεωρείται πρόσθετη εργασία. Μια χαμηλότερη τιμή δεν σημαίνει απαραίτητα μικρότερο συνολικό κόστος, αν λείπουν σελίδες, μεταφορά περιεχομένου, εκπαίδευση ή κρίσιμες λειτουργίες. Για μια ευρύτερη εικόνα σχετικά με το πώς διαμορφώνεται μια προσφορά, μπορείτε να δείτε και μια ακόμη σχετική σελίδα για εταιρεία κατασκευής ιστοσελίδων.

Ελέγξτε επίσης αν η πρόταση περιγράφει τη μέθοδο συνεργασίας με τρόπο που μπορείτε να καταλάβετε: ποια είναι τα βασικά στάδια, πότε εγκρίνετε υλικό, πώς καταγράφονται αλλαγές και ποιο είναι το σημείο όπου το έργο θεωρείται παραδομένο. Αν θέλετε να συγκρίνετε διαφορετικές μορφές συνεργασίας, δείτε τη σελίδα για εταιρεία σχεδιασμού ιστοσελίδων και τη σχετική ενότητα για εταιρεία κατασκευής ιστοσελίδων, χρησιμοποιώντας όμως πάντα τις δικές σας απαιτήσεις ως βασικό φίλτρο.

Ορίστε κριτήρια αποδοχής πριν αρχίσει η κατασκευή

Κριτήριο αποδοχής είναι μια συνθήκη που μπορείτε να ελέγξετε. Για παράδειγμα: όλες οι συμφωνημένες σελίδες υπάρχουν, οι φόρμες στέλνουν τα μηνύματα στον σωστό παραλήπτη, οι βασικές ενέργειες λειτουργούν σε μικρές και μεγάλες οθόνες, οι σύνδεσμοι δεν οδηγούν σε σφάλμα, η ομάδα μπορεί να ενημερώσει τα συμφωνημένα πεδία και το εργαλείο στατιστικών καταγράφει τις ενέργειες που συμφωνήθηκαν. Όσο πιο συγκεκριμένος είναι ο έλεγχος, τόσο λιγότερο χώρο αφήνει για διαφωνία στο τέλος.

Προσθέστε και μια τελική δοκιμή με πραγματικά σενάρια. Ένα μέλος της ομάδας που δεν συμμετείχε στην κατασκευή μπορεί να προσπαθήσει να βρει μια υπηρεσία, να στείλει αίτημα, να εντοπίσει στοιχεία επικοινωνίας και να αλλάξει ένα απλό κείμενο στη διαχείριση. Τα σημεία όπου χρειάζεται βοήθεια δείχνουν τι πρέπει να διορθωθεί πριν η ιστοσελίδα θεωρηθεί έτοιμη. Η πρακτική χρήση αποκαλύπτει προβλήματα που δεν φαίνονται σε μια απλή οπτική παρουσίαση.

Η σωστή επόμενη κίνηση

Συγκεντρώστε όλα τα παραπάνω σε μία σύντομη σελίδα: στόχος, κοινά, βασικές ενότητες, υλικό, λειτουργίες, εξαρτήσεις, διαχείριση, μέτρηση και παραδοτέα. Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε πώς θα υλοποιηθεί τεχνικά κάθε απαίτηση. Χρειάζεται να περιγράφετε με σαφήνεια το αποτέλεσμα που περιμένετε και τις συνθήκες με τις οποίες θα το ελέγξετε. Έτσι, η εταιρεία σχεδιασμού ιστοσελίδων μπορεί να προτείνει λύση πάνω σε πραγματικό πλαίσιο και εσείς μπορείτε να αποφασίσετε με βάση συγκρίσιμα δεδομένα.