Εταιρείες κατασκευής ιστοσελίδων: τι πρέπει να ορίσετε πριν ζητήσετε προσφορά

Αν ζητήσετε προσφορά πριν ορίσετε τι ακριβώς χρειάζεστε, κάθε υποψήφιος συνεργάτης θα συμπληρώσει τα κενά με διαφορετικές υποθέσεις. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ποσά που μοιάζουν συγκρίσιμα αλλά αφορούν διαφορετικό αριθμό σελίδων, διαφορετικές λειτουργίες, άλλο επίπεδο υποστήριξης ή διαφορετικές ευθύνες για το περιεχόμενο. Η σωστή προετοιμασία είναι ένα σύντομο έγγραφο απαιτήσεων που περιγράφει το πρόβλημα, το εύρος και τα κριτήρια επιτυχίας χωρίς να υπαγορεύει τεχνικές λύσεις που δεν γνωρίζετε ακόμη.

Δώστε την ίδια έκδοση του εγγράφου σε όλες τις εταιρείες κατασκευής ιστοσελίδων που εξετάζετε. Έτσι οι ερωτήσεις τους αποκαλύπτουν πώς προσεγγίζουν το έργο και οι απαντήσεις τους μπορούν να συγκριθούν πάνω σε κοινή βάση. Η προετοιμασία αυτή δεν χρειάζεται να είναι πολυσέλιδη. Χρειάζεται όμως να είναι συγκεκριμένη στα σημεία που αλλάζουν πραγματικά το έργο.

Ξεκινήστε από τον επιχειρηματικό στόχο και όχι από τις σελίδες

Γράψτε πρώτα τι πρέπει να αλλάξει όταν ολοκληρωθεί η νέα ιστοσελίδα. Θέλετε σαφέστερη παρουσίαση υπηρεσιών; Περισσότερα κατάλληλα αιτήματα; Καλύτερη ενημέρωση υφιστάμενων πελατών; Έναν κεντρικό χώρο για περιεχόμενο που σήμερα είναι διασκορπισμένο; Ο στόχος καθορίζει ποιες πληροφορίες, διαδρομές και λειτουργίες έχουν προτεραιότητα.

Στη συνέχεια καταγράψτε τα βασικά κοινά. Μια εταιρική ιστοσελίδα μπορεί να εξυπηρετεί υποψήφιους πελάτες, συνεργάτες, εργαζομένους ή διαφορετικές αγορές. Δεν χρειάζονται φανταστικά προφίλ με περιττές λεπτομέρειες. Αρκεί να γνωρίζετε τι έρχεται να κάνει κάθε κοινό και ποια πληροφορία πρέπει να βρει χωρίς καθυστέρηση.

Φτιάξτε προσωρινό χάρτη περιεχομένου

Ο χάρτης δεν είναι τελική αρχιτεκτονική. Είναι κατάλογος των βασικών τύπων πληροφορίας που γνωρίζετε ότι χρειάζονται: υπηρεσίες, εταιρεία, έργα ή παραδείγματα, συχνές ερωτήσεις, επικοινωνία, άρθρα ή άλλες ενότητες που εξυπηρετούν τον στόχο. Σημειώστε ποια υπάρχουν ήδη και ποια πρέπει να δημιουργηθούν από την αρχή.

Η διάκριση αυτή είναι σημαντική, επειδή το περιεχόμενο επηρεάζει τη διάρκεια και την οργάνωση της υλοποίησης. Αν υπάρχουν μόνο παλιά κείμενα που πρέπει να ξαναγραφτούν, αυτό είναι διαφορετικό από την περίπτωση όπου έχετε έτοιμο και εγκεκριμένο υλικό. Η γενικότερη ενότητα για κατασκευή ιστοσελίδων μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε τη σχέση ανάμεσα σε δομή, περιεχόμενο και λειτουργία.

Περιγράψτε τις λειτουργίες ως πραγματικά σενάρια

Αντί να γράψετε απλώς «φόρμα», περιγράψτε τι πρέπει να μπορεί να κάνει ο επισκέπτης και τι πρέπει να συμβαίνει μετά. Για παράδειγμα: «ο ενδιαφερόμενος επιλέγει κατηγορία υπηρεσίας, γράφει το αίτημά του και η ομάδα λαμβάνει τις πληροφορίες που χρειάζεται για την πρώτη απάντηση». Αυτό επιτρέπει στον πάροχο να προτείνει κατάλληλη υλοποίηση χωρίς να μαντεύει τον σκοπό.

Το ίδιο ισχύει για αναζήτηση, κατάλογο, εγγραφή, περιοχή πελατών, πολλαπλές γλώσσες ή διασύνδεση με άλλο σύστημα. Το ζητούμενο δεν είναι να επιλέξετε εκ των προτέρων τεχνολογία, αλλά να εξηγήσετε ποια ενέργεια πρέπει να ολοκληρώνεται, από ποιον και με ποιο αναμενόμενο αποτέλεσμα.

Ξεκαθαρίστε ποιος παράγει, εγκρίνει και εισάγει το περιεχόμενο

Ένα έργο μπορεί να καθυστερεί ακόμη και όταν η τεχνική εργασία προχωρά, αν δεν υπάρχει ιδιοκτήτης για τα κείμενα, τις εικόνες και τις εγκρίσεις. Στο έγγραφο απαιτήσεων καταγράψτε τι θα παραδώσει η επιχείρησή σας, τι αναμένετε από τον συνεργάτη και ποιος έχει την τελική ευθύνη έγκρισης. Αν υπάρχουν πολλοί εγκριτές, ορίστε έναν τρόπο συγκέντρωσης σχολίων ώστε να μη φτάνουν αντικρουόμενες οδηγίες.

Για ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, προσδιορίστε επίσης ποιοι άνθρωποι θα ενημερώνουν την ιστοσελίδα και τι είδους αλλαγές θα κάνουν συνήθως. Άλλες ανάγκες έχει μια ομάδα που αλλάζει μόνο ώρες λειτουργίας και άλλες μια ομάδα που δημοσιεύει συστηματικά άρθρα, έργα ή νέες υπηρεσίες.

Καταγράψτε τεχνικές εξαρτήσεις και διαθέσιμες προσβάσεις

Αν η νέα ιστοσελίδα εξαρτάται από υφιστάμενο όνομα χώρου, λογαριασμούς φιλοξενίας, υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργαλεία μέτρησης ή τρίτα συστήματα, καταγράψτε την ύπαρξή τους χωρίς να στέλνετε κωδικούς μέσα στο έγγραφο. Οι εταιρείες χρειάζεται να γνωρίζουν ότι υπάρχει εξάρτηση και ποιος φορέας την ελέγχει, ώστε να υπολογίσουν μετάβαση, δοκιμές και συντονισμό.

Είναι επίσης χρήσιμο να σημειωθεί αν το παλιό περιεχόμενο πρέπει να μεταφερθεί, αν υπάρχουν διευθύνσεις σελίδων που δεν θέλετε να χαθούν και αν χρειάζεται να διατηρηθούν συγκεκριμένες ροές επικοινωνίας. Αυτά δεν είναι «λεπτομέρειες για αργότερα». Μπορούν να αλλάξουν ουσιαστικά το εύρος της εργασίας.

Λίστα απαιτήσεων με τρεις καθαρές προτεραιότητες

Για να μην αντιμετωπίζονται όλα ως εξίσου επείγοντα, χωρίστε κάθε απαίτηση σε τρεις κατηγορίες. Η πρώτη είναι «απαραίτητη για την πρώτη δημοσίευση»: χωρίς αυτήν ο βασικός στόχος δεν επιτυγχάνεται. Η δεύτερη είναι «επιθυμητή αν χωρά στο συμφωνημένο έργο»: προσθέτει αξία αλλά δεν εμποδίζει την έναρξη. Η τρίτη είναι «μεταγενέστερη εξέλιξη»: έχει νόημα να προβλεφθεί, όχι να υλοποιηθεί τώρα.

• Απαραίτητο: συνδέεται άμεσα με βασική διαδρομή ή λειτουργική ανάγκη.
• Επιθυμητό: βελτιώνει την εμπειρία αλλά μπορεί να μετακινηθεί χωρίς να ακυρωθεί ο στόχος.
• Μεταγενέστερο: διατηρείται ως γνωστή κατεύθυνση για να μη σχεδιαστεί κάτι που θα την εμποδίσει αργότερα.

Αυτή η ταξινόμηση βοηθά τις εταιρείες κατασκευής ιστοσελίδων να προτείνουν λύσεις χωρίς να διογκώνουν την πρώτη έκδοση με κάθε πιθανή ιδέα.

Ορίστε κριτήρια παραλαβής που μπορούν να ελεγχθούν

Ένα κριτήριο παραλαβής περιγράφει τι πρέπει να ισχύει όταν ένα μέρος θεωρείται ολοκληρωμένο. Για παράδειγμα, δεν αρκεί «να υπάρχει φόρμα». Χρειάζεται να μπορεί να σταλεί σωστά από τις συμφωνημένες συσκευές, να εμφανίζονται κατανοητά μηνύματα όταν λείπουν στοιχεία και να φτάνει το αίτημα στον συμφωνημένο προορισμό. Το κριτήριο ελέγχει αποτέλεσμα, όχι προτίμηση για συγκεκριμένο τρόπο προγραμματισμού.

Αντίστοιχα, για το περιεχόμενο μπορείτε να ορίσετε ποια σελίδα θεωρείται έτοιμη όταν έχει εγκριμένο κείμενο, σωστή εικόνα, τίτλο και τους απαιτούμενους συνδέσμους. Όσο πιο παρατηρήσιμο είναι το κριτήριο, τόσο λιγότερη αμφιβολία υπάρχει στο τέλος για το αν κάτι έχει παραδοθεί.

Βάλτε κανόνα για τις αλλαγές αφού ξεκινήσει η υλοποίηση

Οι νέες ιδέες κατά τη διάρκεια ενός έργου είναι φυσιολογικές. Το πρόβλημα δημιουργείται όταν κάθε ιδέα θεωρείται αυτόματα μέρος της αρχικής συμφωνίας. Συμφωνήστε από πριν ότι κάθε νέα απαίτηση θα καταγράφεται, θα εξετάζεται ως προς την επίδρασή της και θα αποφασίζεται αν αντικαθιστά κάτι, αν μεταφέρεται σε επόμενη φάση ή αν αλλάζει το συμφωνημένο έργο.

Με αυτόν τον κανόνα προστατεύονται και οι δύο πλευρές. Η επιχείρηση γνωρίζει τι αγοράζει και ο πάροχος δεν χρειάζεται να υποθέτει αν μια νέα απαίτηση είναι μικρή διευκρίνιση ή νέο παραδοτέο. Για καθαρά οικονομική σύγκριση, δείτε επίσης τα κριτήρια για εταιρείες ιστοσελίδων και προσφορές, τα οποία συμπληρώνουν την προετοιμασία απαιτήσεων.

Τελικός έλεγχος πριν σταλεί το ίδιο έγγραφο σε όλους

Πριν ζητήσετε οικονομική πρόταση, ελέγξτε αν το έγγραφο απαντά σε δέκα πρακτικά σημεία: στόχος, βασικά κοινά, κύριες ενότητες, διαθέσιμο περιεχόμενο, περιεχόμενο που λείπει, απαραίτητες λειτουργίες, γνωστές εξαρτήσεις, ευθύνες, προτεραιότητες και κριτήρια παραλαβής. Αν κάποιο από αυτά παραμένει άγνωστο, δηλώστε το ως ανοιχτό θέμα αντί να το κρύψετε πίσω από γενική διατύπωση.

Έπειτα στείλτε την ίδια έκδοση σε όλους και καταγράψτε τις διευκρινίσεις που ζητά κάθε υποψήφιος. Οι καλές ερωτήσεις είναι χρήσιμες, επειδή αποκαλύπτουν παραδοχές που ίσως δεν είχατε εντοπίσει. Όταν μια διευκρίνιση αλλάζει ουσιαστικά το έργο, ενημερώστε το έγγραφο και κοινοποιήστε την ίδια αλλαγή σε όλους. Έτσι η τελική επιλογή βασίζεται σε κοινό ζητούμενο και όχι σε οκτώ διαφορετικές ερμηνείες του ίδιου τίτλου.