Σχεδιασμός εταιρικής ιστοσελίδας: οι απαιτήσεις που πρέπει να κλείσουν πρώτα

Ο σχεδιασμός εταιρικής ιστοσελίδας δεν ξεκινά από χρώματα, γραμματοσειρές και ένα εντυπωσιακό αρχικό προσχέδιο. Ξεκινά από αποφάσεις που ορίζουν τι πρέπει να πετύχει η σελίδα και πώς θα το αποδείξει. Αν οι απαιτήσεις δεν έχουν συμφωνηθεί, το οπτικό σχέδιο γίνεται εύκολα πεδίο συνεχών αλλαγών, επειδή κάθε νέα ιδέα μετακινεί και τη δομή και το περιεχόμενο.

Η πιο ασφαλής προσέγγιση είναι να δημιουργηθεί πρώτα μια μικρή προδιαγραφή: σκοπός, κοινά, βασικές διαδρομές, σελίδες, λειτουργίες, περιεχόμενο, υπεύθυνοι και κριτήρια παραλαβής. Έπειτα το σχέδιο αποκτά συγκεκριμένο πρόβλημα να λύσει.

Ορίστε τον σκοπό και τα κοινά

Μια εταιρική ιστοσελίδα μπορεί να εξυπηρετεί πωλήσεις, αιτήματα συνεργασίας, ενημέρωση υφιστάμενων πελατών, προσέλκυση προσωπικού ή συνδυασμό αυτών. Αν όλα δηλωθούν ως ίσης προτεραιότητας, η αρχική σελίδα συχνά προσπαθεί να μιλήσει σε όλους και τελικά δεν καθοδηγεί κανέναν. Επιλέξτε μία κύρια επιχειρηματική λειτουργία και δύο ή τρεις δευτερεύουσες.

Για κάθε βασικό κοινό, γράψτε τι θέλει να μάθει και ποια ενέργεια πρέπει να μπορεί να ολοκληρώσει. Αυτή η απλή άσκηση βοηθά περισσότερο από το να ξεκινήσετε με αριθμό σελίδων.

Χαρτογραφήστε την αρχιτεκτονική πληροφοριών

Η αρχιτεκτονική πληροφοριών είναι ο τρόπος με τον οποίο ομαδοποιούνται και συνδέονται οι σελίδες. Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη. Χρειάζεται να είναι προβλέψιμη. Οι υπηρεσίες πρέπει να βρίσκονται εκεί όπου ο επισκέπτης τις περιμένει, οι πληροφορίες της εταιρείας να έχουν καθαρό ρόλο και η επικοινωνία να είναι εύκολα προσβάσιμη.

Στον οδηγό μας για σχεδιασμό ιστοσελίδας αναλύουμε τη γενική λογική. Στην εταιρική περίπτωση, το επιπλέον βάρος βρίσκεται στη σαφή σχέση ανάμεσα σε υπηρεσίες, αποδείξεις αξιοπιστίας και επόμενη ενέργεια.

Αποφασίστε ποιος παράγει και εγκρίνει το περιεχόμενο

Το περιεχόμενο είναι συχνά η μεγαλύτερη εξάρτηση του έργου. Καταγράψτε ποιες σελίδες έχουν έτοιμο υλικό, ποιες χρειάζονται νέο κείμενο, ποιες φωτογραφίες υπάρχουν και ποιος έχει δικαίωμα τελικής έγκρισης. Αν η διοίκηση πρέπει να εγκρίνει εταιρικά μηνύματα, αυτό πρέπει να ενταχθεί στον χρόνο και όχι να εμφανιστεί στο τέλος ως έκτακτη καθυστέρηση.

Ορίστε επίσης τι δεν πρέπει να μεταφερθεί από την παλιά ιστοσελίδα. Η νέα δομή είναι ευκαιρία να αφαιρεθούν διπλές, παρωχημένες ή χωρίς σαφή σκοπό σελίδες.

Συνδέστε την εταιρική ταυτότητα με λειτουργικούς κανόνες

Η εταιρική ταυτότητα δεν είναι μόνο λογότυπο. Περιλαμβάνει χρώματα, τυπογραφία, χρήση εικόνων, τόνο γραφής και βαθμό επισημότητας. Για τον σχεδιασμό ιστοσελίδας χρειάζεται να μεταφραστεί σε κανόνες που εφαρμόζονται με συνέπεια: πώς ξεχωρίζει μια κύρια ενέργεια, πώς εμφανίζονται οι τίτλοι, ποιο είδος εικόνας ταιριάζει και πόσο πυκνή μπορεί να είναι μια σελίδα.

Αν η ταυτότητα δεν είναι ακόμη σταθερή, δείτε πρώτα τον οδηγό μας για σχεδιασμό εταιρικής ταυτότητας. Διαφορετικά, η ιστοσελίδα θα κληθεί να λύσει αποφάσεις που ανήκουν σε άλλο επίπεδο.

Καταγράψτε λειτουργικές απαιτήσεις

Μια φόρμα επικοινωνίας χρειάζεται συγκεκριμένα πεδία, προορισμό μηνύματος και συμπεριφορά μετά την αποστολή. Ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου χρειάζεται ρόλους και σαφή απάντηση στο τι θα μπορεί να αλλάζει η ομάδα. Αν υπάρχουν αναζήτηση, φίλτρα, κατάλογοι, εγγραφές ή συνδέσεις με άλλα συστήματα, κάθε λειτουργία πρέπει να περιγράφεται με ένα μικρό σενάριο χρήσης.

Η φράση «να είναι εύχρηστο» δεν είναι απαίτηση που μπορεί να ελεγχθεί. Η φράση «ο υπεύθυνος περιεχομένου να αλλάζει την περιγραφή μιας υπηρεσίας χωρίς παρέμβαση προγραμματιστή» είναι πολύ πιο σαφής.

Εντοπίστε τεχνικές και οργανωτικές εξαρτήσεις

Ποιος έχει πρόσβαση στο όνομα χώρου, στη φιλοξενία και στα υπάρχοντα εργαλεία; Υπάρχουν παλιά δεδομένα που πρέπει να μεταφερθούν; Χρειάζεται να συνεχίσουν να λειτουργούν συγκεκριμένες διευθύνσεις σελίδων; Υπάρχουν φόρμες που στέλνουν σε διαφορετικές ομάδες; Αυτές οι πληροφορίες δεν είναι λεπτομέρειες. Μπορούν να αλλάξουν τον τρόπο υλοποίησης.

Πριν ξεκινήσει το έργο, συγκεντρώστε τις προσβάσεις και ορίστε ποιος μπορεί να εγκρίνει τεχνικές αποφάσεις. Η απουσία ιδιοκτήτη σε μια κρίσιμη εξάρτηση δημιουργεί καθυστερήσεις που δεν λύνονται με περισσότερο σχεδιασμό.

Λίστα απαιτήσεων πριν δοθεί το πράσινο φως

• Κύριος σκοπός της εταιρικής ιστοσελίδας και δευτερεύοντες στόχοι.
• Βασικά κοινά και οι σημαντικότερες ερωτήσεις τους.
• Χάρτης σελίδων με σαφή ιδιοκτησία περιεχομένου.
• Κατάσταση εταιρικής ταυτότητας και κανόνες οπτικής εφαρμογής.
• Λειτουργίες, φόρμες, ρόλοι διαχείρισης και εξωτερικές συνδέσεις.
• Υπεύθυνος έγκρισης για κείμενα, εικόνες και τελικό αποτέλεσμα.
• Προσβάσεις και τεχνικές εξαρτήσεις που απαιτούνται για τη μετάβαση.
• Κριτήρια με τα οποία κάθε βασική διαδρομή θα θεωρηθεί ολοκληρωμένη.

Η λίστα αυτή είναι το βασικό εργαλείο απόφασης του έργου. Αν ένα κρίσιμο σημείο δεν μπορεί ακόμη να απαντηθεί, καταγράψτε το ως ανοιχτή απόφαση με υπεύθυνο και προθεσμία αντί να το αφήσετε να μεταφερθεί σιωπηρά στην υλοποίηση.

Κριτήρια παραλαβής και ξεχωριστός έλεγχος κινδύνων

Η παραλαβή χρειάζεται σενάρια. Ο υποψήφιος πελάτης βρίσκει την υπηρεσία, καταλαβαίνει τη διαφορά της και στέλνει σωστά αίτημα. Ο υπεύθυνος της εταιρείας συνδέεται στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου και αλλάζει ένα πραγματικό στοιχείο. Η φόρμα επικοινωνίας φτάνει στον σωστό παραλήπτη. Η σελίδα διαβάζεται σωστά σε κινητή συσκευή. Αυτά μπορούν να ελεγχθούν.

• Κίνδυνος: ασαφής σκοπός. Έλεγχος: μία κύρια ενέργεια ανά βασική σελίδα.
• Κίνδυνος: καθυστερημένο περιεχόμενο. Έλεγχος: ιδιοκτήτης και κατάσταση για κάθε σελίδα.
• Κίνδυνος: οπτικές αλλαγές χωρίς όριο. Έλεγχος: εγκεκριμένοι κανόνες εταιρικής ταυτότητας.
• Κίνδυνος: λειτουργίες χωρίς σαφή χρήση. Έλεγχος: ένα πραγματικό σενάριο για κάθε λειτουργία.

Αν θέλετε να δείτε πώς αυτές οι απαιτήσεις μετατρέπονται σε ολοκληρωμένο έργο, ο οδηγός μας για δημιουργία εταιρικής ιστοσελίδας συνεχίζει από το στάδιο της προδιαγραφής στην υλοποίηση. Το σημαντικό είναι να μη ζητάτε από το σχέδιο να αποφασίσει μόνο του τι πρέπει να είναι η επιχείρησή σας στο διαδίκτυο.

Απαιτήσεις για ρόλους διαχείρισης μετά την παράδοση

Ο σχεδιασμός δεν τελειώνει στο τι βλέπει ο επισκέπτης. Χρειάζεται να προβλεφθεί ποιος θα ενημερώνει το περιεχόμενο και τι δικαιώματα χρειάζεται. Αν ένας συντάκτης πρέπει μόνο να δημιουργεί άρθρα, δεν υπάρχει λόγος να έχει πρόσβαση σε ρυθμίσεις που μπορούν να επηρεάσουν όλη την ιστοσελίδα. Αν διαφορετικά τμήματα εγκρίνουν διαφορετικό περιεχόμενο, πρέπει να αποφασιστεί αν η έγκριση γίνεται μέσα στο σύστημα ή οργανωτικά πριν από τη δημοσίευση.

Αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, την εκπαίδευση και τα κριτήρια παραλαβής. Μια εταιρική ιστοσελίδα είναι πιο εύκολο να συντηρηθεί όταν οι συνηθισμένες αλλαγές μπορούν να γίνουν με προβλέψιμο τρόπο και χωρίς να δίνεται ευρύτερη πρόσβαση από όση απαιτείται.

Περιπτώσεις περιεχομένου που πρέπει να σχεδιαστούν πριν εμφανιστούν

Στις απαιτήσεις αξίζει να συμπεριληφθούν όχι μόνο οι «κανονικές» σελίδες αλλά και οι οριακές περιπτώσεις. Τι συμβαίνει όταν μια υπηρεσία δεν έχει εικόνα; Όταν ένας τίτλος είναι πολύ μεγάλος; Όταν δεν υπάρχουν ακόμη άρθρα σε μια κατηγορία; Όταν μια φόρμα δεν μπορεί να σταλεί; Ο σχεδιασμός αυτών των καταστάσεων αποτρέπει κενές ή ακατανόητες οθόνες μετά τη δημοσίευση.

Εξίσου σημαντικές είναι οι καταστάσεις επιτυχίας. Μετά από μια υποβολή, ο επισκέπτης χρειάζεται σαφή επιβεβαίωση. Μετά από μια αναζήτηση χωρίς αποτέλεσμα, χρειάζεται επιλογή επιστροφής ή διαφορετικής εξερεύνησης. Η εταιρική εμπειρία διαμορφώνεται και σε αυτές τις μικρές στιγμές, όχι μόνο στις κεντρικές σελίδες παρουσίασης.

Πώς ελέγχεται αν το αρχικό εύρος παραμένει συνεπές

Πριν ξεκινήσει η υλοποίηση, κάντε μια τελευταία διασταύρωση ανάμεσα στους στόχους, στον χάρτη περιεχομένου και στις λειτουργικές απαιτήσεις. Κάθε σημαντική λειτουργία πρέπει να υπηρετεί έναν στόχο ή μια πραγματική ανάγκη κοινού. Κάθε κρίσιμη σελίδα πρέπει να έχει ιδιοκτήτη περιεχομένου. Κάθε εξάρτηση πρέπει να έχει γνωστό υπεύθυνο. Ό,τι δεν συνδέεται με αυτά τα τρία επίπεδα χρειάζεται είτε αιτιολόγηση είτε μεταφορά σε μεταγενέστερη φάση.

Με αυτή τη διασταύρωση αποφεύγεται η συσσώρευση στοιχείων επειδή «καλό θα ήταν να υπάρχουν». Το έργο ξεκινά με σαφή λογική, και οι μελλοντικές αλλαγές μπορούν να αξιολογηθούν απέναντι σε μια καταγεγραμμένη βάση αντί να αλλάζουν συνεχώς το κέντρο βάρους.