Δωρεάν ιστοσελίδα με Google: τι πρέπει να οριστεί πριν ξεκινήσει η υλοποίηση

Το μεγαλύτερο λάθος σε ένα μικρό δωρεάν site είναι να ανοίξει κάποιος τον editor πριν αποφασίσει τι ακριβώς πρέπει να κάνει η σελίδα. Το Google Sites μπορεί να είναι χρήσιμο για απλές ενημερωτικές παρουσίες, όμως η σωστή αξιολόγηση γίνεται με συγκεκριμένες απαιτήσεις. Αν το project χρειάζεται μόνο βασικές πληροφορίες, λίγες σελίδες και εύκολη συνεργατική επεξεργασία, το scope μπορεί να παραμείνει μικρό. Αν όμως κρύβει πίσω του κρατήσεις, ηλεκτρονικές πωλήσεις, custom δεδομένα ή ειδικές ροές, η δωρεάν αφετηρία δεν πρέπει να μετατραπεί σε τεχνικό περιορισμό.

Requirement 1: μία πρόταση που περιγράφει τον σκοπό

Γράψε σε μία πρόταση τι πρέπει να πετύχει ο επισκέπτης. «Να βρει πληροφορίες για μια ομάδα και να επικοινωνήσει» είναι σαφές. «Να γίνει πλήρες portal για πελάτες, πληρωμές, κρατήσεις, λογαριασμούς και αναφορές» είναι διαφορετικό έργο. Αυτή η πρόταση λειτουργεί ως φίλτρο για κάθε επόμενη απόφαση. Αν μια λειτουργία δεν υπηρετεί τον κύριο στόχο, δεν μπαίνει στην πρώτη έκδοση. Αν ο στόχος είναι μεγαλύτερος από τις δυνατότητες της επιλεγμένης πλατφόρμας, αλλάζει η πλατφόρμα και όχι η πραγματικότητα.

Requirement 2: καταγραφή των τύπων περιεχομένου

Πριν σχεδιαστεί το μενού, χρειάζεται λίστα με τους τύπους πληροφορίας: αρχική παρουσίαση, υπηρεσίες, βιογραφικά, έγγραφα, συχνές ερωτήσεις, στοιχεία επικοινωνίας, εικόνες, ανακοινώσεις ή σύνδεσμοι. Διαφορετικό πράγμα είναι λίγες στατικές σελίδες και διαφορετικό ένα site που χρειάζεται εκατοντάδες καταχωρίσεις με φίλτρα. Το Google Sites είναι πιο λογικό όταν η δομή παραμένει περιορισμένη και εύκολα αντιληπτή. Για μια βασική εναλλακτική προσέγγιση μπορείς να δεις και τη δημιουργία ιστοσελίδας δωρεάν με Google.

Requirement 3: ποιος έχει την ευθύνη του υλικού

Το κείμενο, οι εικόνες, τα αρχεία και τα λογότυπα πρέπει να έχουν καθαρό ιδιοκτήτη μέσα στο project. Ποιος γράφει; Ποιος εγκρίνει; Ποιος ενημερώνει μετά τη δημοσίευση; Αν τα αρχεία βρίσκονται στο Google Drive, χρειάζεται επίσης να είναι σαφές ποιος διαχειρίζεται την πρόσβαση. Ένα site μπορεί να παραδοθεί τεχνικά σωστό και παρ’ όλα αυτά να μείνει παλιό επειδή κανείς δεν έχει οριστεί ως υπεύθυνος περιεχομένου. Η οργανωτική απαίτηση είναι εξίσου σημαντική με την τεχνική.

Requirement 4: ρόλοι και δικαιώματα συνεργασίας

Σε ομαδικό project πρέπει να αποφασιστεί ποιος μπορεί να επεξεργάζεται και ποιος απλώς να βλέπει. Οι λογαριασμοί δεν πρέπει να μοιράζονται πρόχειρα. Χρησιμοποιούνται ξεχωριστές προσβάσεις και καταγράφεται ποιος έχει δικαίωμα δημοσίευσης. Αν αλλάξει συνεργάτης, η πρόσβαση πρέπει να αφαιρείται χωρίς να κινδυνεύει η ιδιοκτησία της σελίδας. Το requirement αυτό φαίνεται μικρό, αλλά προστατεύει από μελλοντικές παρεξηγήσεις και δυσκολίες διαχείρισης.

Requirement 5: διεύθυνση, domain και ταυτότητα

Για προσωρινό project ή εσωτερική χρήση μπορεί να αρκεί η διεύθυνση που παρέχει η υπηρεσία. Για δημόσια επαγγελματική παρουσία πρέπει να εξεταστεί από νωρίς αν χρειάζεται δικό της domain, σταθερή ονομασία και εταιρικό email. Το domain είναι μέρος της ταυτότητας και δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως λεπτομέρεια του τελευταίου λεπτού. Αν το project αργότερα μετακινηθεί σε άλλη πλατφόρμα, χρειάζεται επίσης σχέδιο ώστε η διεύθυνση και το βασικό περιεχόμενο να μη χαθούν.

Requirement 6: φόρμες και ενέργειες επισκέπτη

Κατάγραψε κάθε ενέργεια που περιμένεις από τον χρήστη. Μόνο ανάγνωση; Αποστολή στοιχείων; Λήψη αρχείου; Εγγραφή; Κράτηση; Πληρωμή; Για κάθε ενέργεια σημείωσε πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και ποιος τα λαμβάνει. Αν μια βασική λειτουργία απαιτεί εξωτερικό εργαλείο, αυτή η εξάρτηση πρέπει να είναι ορατή στο scope. Δεν είναι πρόβλημα να υπάρχει εξωτερική υπηρεσία. Πρόβλημα είναι να ανακαλυφθεί στο τέλος ότι το κεντρικό use case δεν είχε σχεδιαστεί.

Requirement 7: κινητό, αναγνωσιμότητα και πλοήγηση

Ακόμη και ένα μικρό site πρέπει να ελεγχθεί σε πραγματικές οθόνες κινητού. Τα κουμπιά πρέπει να πατιούνται εύκολα, οι τίτλοι να μη σπάνε άσχημα και η πληροφορία να εμφανίζεται με σωστή σειρά. Η δωρεάν φύση του εργαλείου δεν δικαιολογεί κακή εμπειρία χρήσης. Η πλοήγηση πρέπει να παραμένει μικρή και προβλέψιμη. Αν χρειάζονται πολλά επίπεδα μενού για να χωρέσει το περιεχόμενο, αυτό είναι ένδειξη ότι το scope ίσως έχει ξεπεράσει τη λογική μιας απλής υλοποίησης.

Requirement 8: παρουσία στην αναζήτηση

Αν η σελίδα είναι δημόσια και θέλεις να μπορεί να βρεθεί μέσω Google Search, χρειάζονται καθαροί τίτλοι, πραγματικό κείμενο και λογική σύνδεση μεταξύ των σελίδων. Το Google Search Console μπορεί να χρησιμοποιηθεί για παρακολούθηση της παρουσίας στην αναζήτηση όπου αυτό είναι εφικτό για τη συγκεκριμένη ιδιοκτησία. Δεν πρέπει όμως το SEO (Βελτιστοποίηση για Μηχανές Αναζήτησης, Search Engine Optimization) να γίνει λόγος για να γεμίσει η σελίδα επαναλαμβανόμενες φράσεις. Η βασική προτεραιότητα είναι να απαντά σωστά στον επισκέπτη.

Requirement 9: τι δεν θα κάνει η πρώτη έκδοση

Ένα καλό scope έχει και λίστα «εκτός». Για παράδειγμα: όχι ηλεκτρονικό κατάστημα, όχι λογαριασμοί χρηστών, όχι custom database, όχι πολύγλωσσο σύστημα στην πρώτη φάση. Αυτό προστατεύει από συνεχή προσθήκη απαιτήσεων. Αν αργότερα μία από αυτές γίνει απαραίτητη, αξιολογείται ως νέο βήμα. Ο γενικότερος οδηγός για δωρεάν κατασκευή ιστοσελίδας βοηθά να φανεί πότε ένα project μπορεί να παραμείνει λιτό.

Requirement 10: μέτρηση και κριτήριο επιτυχίας

Πριν τη δημοσίευση πρέπει να οριστεί τι θα θεωρηθεί επιτυχία. Για μια ενημερωτική σελίδα μπορεί να είναι οι σωστές επισκέψεις σε συγκεκριμένο υλικό. Για έναν σύλλογο, οι αιτήσεις επικοινωνίας. Για μια μικρή επιχείρηση, οι ποιοτικές επαφές. Το κριτήριο δεν χρειάζεται να είναι σύνθετο, χρειάζεται όμως να είναι μετρήσιμο. Έτσι μετά από ένα διάστημα μπορεί να αποφασιστεί αν το site χρειάζεται βελτίωση, περισσότερο περιεχόμενο ή διαφορετική πλατφόρμα.

Requirement 11: σχέδιο συντήρησης

Ορίστε ποιος θα ελέγχει περιοδικά παλιές πληροφορίες, σπασμένους συνδέσμους και προσβάσεις. Η συντήρηση μιας μικρής σελίδας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη, αλλά πρέπει να έχει ιδιοκτήτη. Αν κανείς δεν αναλαμβάνει αυτόν τον ρόλο, ακόμη και ένα τεχνικά απλό site γίνεται γρήγορα αναξιόπιστο. Ένα σύντομο ημερολόγιο ελέγχου και μια λίστα κρίσιμων στοιχείων είναι αρκετά για να διατηρείται η πρώτη έκδοση υγιής.

Checklist απόφασης πριν πατήσεις «Δημοσίευση»

• Ο βασικός στόχος περιγράφεται σε μία πρόταση.
• Οι σελίδες και οι τύποι περιεχομένου έχουν καταγραφεί.
• Υπάρχει υπεύθυνος για ενημερώσεις και προσβάσεις.
• Το domain και η μελλοντική μεταφορά έχουν εξεταστεί.
• Οι κρίσιμες λειτουργίες έχουν δοκιμαστεί από κινητό.
• Έχει οριστεί τι μένει εκτός πρώτης έκδοσης.
• Υπάρχει απλό κριτήριο επιτυχίας.

Αν όλα αυτά είναι καθαρά, η υλοποίηση στο Google Sites ή σε άλλη δωρεάν λύση γίνεται πολύ πιο ασφαλής. Αν όχι, αξίζει να διαβαστεί και η σύγκριση για κατασκευή ιστοσελίδων δωρεάν με Google πριν δεσμευτεί χρόνος σε μία κατεύθυνση.

Απαίτηση 12: ορίστε από την αρχή πώς θα φύγετε αν αλλάξουν οι ανάγκες

Μια δωρεάν υλοποίηση είναι πιο ασφαλής όταν υπάρχει σχέδιο εξόδου. Καταγράψτε ποιος ελέγχει τον λογαριασμό Google, το domain, τα πρωτότυπα αρχεία, τις εικόνες και τα κείμενα. Κρατήστε τα βασικά assets σε ανεξάρτητο οργανωμένο χώρο και σημειώστε ποια στοιχεία μπορούν να εξαχθούν ή θα χρειαστεί να ξαναχτιστούν. Αν στο μέλλον προστεθούν e-shop, κρατήσεις, πολλοί συντάκτες ή ειδικές ενσωματώσεις, το αρχικό site μπορεί να πάψει να είναι κατάλληλο. Το ζητούμενο δεν είναι να προβλεφθούν όλες οι μελλοντικές λειτουργίες, αλλά να μη δημιουργηθεί εξάρτηση που κάνει μια λογική αλλαγή πλατφόρμας δυσανάλογα δύσκολη.